Comment rédiger un Statement of Work en anglais ?

Quelle que soit la langue utilisée, la rédaction d’un SOW est une étape importante dans la préparation et la conception d’un nouveau projet. Cela s’applique surtout dans les domaines d’activité liés à l’informatique ou au développement logiciel.

En français, le SOW est traduit par « cahier des charges ». Un cahier des charges bien conçu favorise une collaboration efficace entre les différentes parties prenantes. Les termes et conditions mentionnés réduisent la confusion et l’ambiguïté lors de la réalisation du projet. Par ailleurs, sa conception est nécessaire pour anticiper et éviter tout imprévu. Autrement dit, le SOW garantit que toutes les phases de la conception du projet se déroulent sans encombre et conformément aux attentes du prestataire de services et du client.

Qu’est-ce qu’un Statement of Work ?

Il s’agit d’un document professionnel utilisé dans le cadre de projets ou de contrats. Dans un Statement of Work, on peut retrouver toutes les informations sur les travaux à effectuer, les équipes en charge de leur exécution, les services inclus et exclus, d’autres conditions spécifiques comme l’usage de tel ou tel outil, les heures de travail, etc. Comme vous pouvez le constater, le SOW joue un rôle fondamental dans la structuration du travail et des équipes. Effectivement, la mise en œuvre des projets requiert des livrables précis et une bonne coordination.

En règle générale, le SOW commence généralement par un aperçu de l’objectif général du projet. Il décrit pourquoi le projet est entrepris et ce que l’on espère accomplir. Les besoins spécifiques du client ou de l’organisation sont mis en évidence : conception d’un nouveau produit, résoudre un problème technique, améliorer le fonctionnement d’un logiciel existant, etc. Le contexte global du projet est également mentionné. Quels sont les enjeux pour l’entreprise concernée et quels sont les résultats attendus après finalisation du projet ?

Gestion des travaux : Évitez les débordements en utilisant des contours précis

Cette partie établit de manière précise la portée des services ou produits à proposer. Elle présente les étapes clés du projet, à savoir les éléments inclus dans les services du prestataire et ce qui n’en fait pas partie. L’identification précise de ce périmètre évite les dérives de projet. Elle facilite la gestion des attentes de manière réaliste. Finalement, cette section comprend des sous-projets ou des tâches spécifiées avec des renseignements sur leur réalisation.

Exigences techniques et fonctionnelles : Le cœur de votre projet

Cette section devient critique dans le cadre d’un projet technique. Elle détaille les caractéristiques fonctionnelles et techniques du produit ou du service. Prenons un exemple : Dans un projet de développement logiciel, cette partie décrira les langages de programmation, les outils de gestion de versions à utiliser ou encore les performances attendues. En bref, il faut s’assurer que tous les aspects techniques soient relatés et assimilés par les différentes parties prenantes. Ils doivent être respectés lors de la conception du projet.

Livrables : Des résultats concrets à chaque étape

Nous faisons référence ici aux produits, aux services ou aux résultats concrets. Il faut les remettre à la fin du projet ou à des étapes prédéfinies dans le cahier des charges. Des explications détaillées doit être fournies sur chaque livrable afin de garantir qu’il répond aux attentes du client. Cela peut, par exemple, concerner des produits physiques ou des logiciels finalisés, des rapports d’avancement ou des analyses de performance.

En définissant également les critères d’acceptation pour chaque livrable, le cahier des charges clarifie les conditions sous lesquelles le travail sera considéré comme terminé et conforme.

Calendrier : Respecter les échéances et éviter les retards

Le calendrier expose les milestones ou différents jalons du projet. Il relate les délais et les autres étapes à respecter. L’avancement du projet doit être communiqué au client au fur et à mesure. Les délais de livraison dédiés à cet effet sont indiqués dans le calendrier. Idem pour la date de livraison de la version finale du produit développé.

À quoi sert ce planning ? Il permet aux équipes en charge de la mise en œuvre du projet de respecter les délais de réalisation et de livraison de chaque livrable. Cette méthode peut s’avérer nécessaire pour optimiser la planification des tâches et éviter les retards. Quoi qu’il en soit, des révisions du calendrier sont à prévoir en cas de changements ou d’imprévus.

Ressources et responsabilités : Clarifier les rôles et garantir les moyens

Il faut savoir que le SOW précise les équipes techniques, les ressources financières et les matériels nécessaires à l’exécution du projet. Il définit clairement les responsabilités de chaque intervenant. Ce processus assure une bonne organisation interne au sein des équipes et prévient les négligences ou les incohérences dans la réalisation de certaines tâches. En indiquant qui est responsable de chaque livrable et jalon, la communication en anglais et la coordination entre les différentes équipes deviennent beaucoup plus faciles.

Critères de succès : Assurer des résultats mesurables

Dans un cahier des charges en anglais, les KPI ou indicateurs clés de performance définissent les résultats attendus du projet. Quels sont les objectifs qualité à atteindre ? Quelles sont les nouvelles fonctionnalités à développer et les axes d’amélioration d’un ancien produit ? Ils peuvent porter sur la qualité des livrables, le respect des délais ou encore la satisfaction du client. Tous ces éléments doivent être testés et vérifiés lors de la finalisation du projet.

Prenons un exemple : Un critère de succès pourrait être l’atteinte d’un certain niveau de performance technique ou la livraison sans défaut majeur. En définissant ces indicateurs dès le début, il devient plus facile pour les parties de mesurer l’efficacité et l’accomplissement du projet.

Modalités financières : Transparence et clarté pour éviter les litiges

Dans cette section, nous faisons référence à la partie « rémunération » et « coûts engagés dans le développement du projet ». Ces données sont importantes pour assurer la transparence en termes de dépenses et de critères de paiement. Les dates de facturation et les mesures à prendre en cas de retard sont également indiquées. Ces différents points doivent être mis en avant par les parties prenantes pour éviter tout désagrément au niveau des honoraires.

Anticipation et gestion optimale des évolutions du projet

Les projets peuvent évoluer en raison de changements dans les priorités, les ressources disponibles ou les exigences du client. Il est important d’inclure une section sur leur gestion. Celle-ci doit décrire les procédures à suivre pour approuver, documenter et intégrer des modifications dans le projet. Il faut également qu’elle précise comment les parties peuvent soumettre une demande de modification. Les différentes étapes de validation sont expliquées dans la section « Gestion des changements ». Il en va de même pour les éventuelles conséquences sur le budget ou le calendrier du projet. Cela facilite la gestion des imprévus et réduit au minimum les perturbations du projet.

Risques et hypothèses : Anticiper et préparer les éventualités

Enfin, sachez qu’un SOW anticipe également les différents risques qui pourraient impacter le projet : retard de finalisation ou de livraison, problèmes techniques, manque de budget, etc. Des solutions adéquates doivent être définies au préalable pour les gérer de manière efficace. Cette section évoque aussi les hypothèses sur lesquelles le projet repose; telles que la disponibilité des ressources ou la stabilité des exigences techniques. En anticipant ces éléments, on peut mieux se préparer aux imprévus.

L’importance cruciale du SOW : Une feuille de route pour la réussite

Le SOW est un document clé dans la réalisation d’un projet. Il fournit un cadre détaillé et clair pour la gestion de celui-ci. En fixant des attentes claires et des objectifs précis, il aide à éviter les malentendus et les disputes entre les parties. Il assure une livraison conforme aux attentes du client. Le SOW sert également de référence pour le suivi du projet. Il permet de vérifier à chaque étape si tout se déroule conformément aux engagements initiaux.

Les bonnes pratiques pour rédiger correctement un SOW

Voici quelques recommandations pratiques pour rédiger efficacement un Statement of Work :

Établissez un objectif de projet clair

Pour établir cet objectif, il vous suffit de répondre aux questions suivantes :

• Pourquoi développer ce nouveau projet ?
• Quels sont les fonctions à développer et quels sont les résultats attendus ?

Exemple :

The aim of this project is to develop an intuitive online portal. It should allow users to view their transaction history and account information whenever they want. = Ce projet a pour but de concevoir un nouveau portail web pour les clients. Il faut proposer une interface conviviale et accessible à tout moment. Chaque utilisateur doit pouvoir accéder son compte quand il le souhaite. Il doit pouvoir suivre de près l’historique de ses transactions.

Délimitez la portée des travaux

Définissez clairement les prestations qui ne sont pas incluses. Cela évite tout confusion lors des interactions entre les parties prenantes.

Exemple : The project will include the design and development of the web portal, including front-end and back-end components. Maintenance services and additional features will be excluded from this scope. = Le projet inclura la conception et le développement du portail web. Il comprend les composants front-end et back-end. Les services de maintenance et les fonctionnalités supplémentaires sont exclus de cette portée.

Décrivez les exigences fonctionnelles

Cette section doit contenir des explications détaillées sur les fonctionnalités du nouveau projet. Elle peut également inclure les outils à utiliser et d’autres aspects techniques importants.

Exemple : The new system should be able to work with Safari, Firefox and Chrome. Up to 500 users will be able to use it simultaneously without risking degrading the performance. = En termes de compatibilité, le nouveau système devrait pouvoir fonctionner avec Safari, Firefox et Chrome. Jusqu’à 500 utilisateurs pourront l’utiliser simultanément sans risquer de dégrader ses performances.

Définissez les livrables attendus

Décortiquez soigneusement chaque livrable. Cela améliore le niveau de compréhension des équipes chargées de l’exécution et favorisent la fiabilité de leurs interventions.

Exemple : Here are the different deliverables expected: a first prototype, a user-friendly web portal accompanied by a user manual, a detailed work report. The report summarizes the key indicators of the project. = Voici les différents livrables attendus : un premier prototype, un portail web convivial accompagné d’un manuel d’utilisation, un rapport de travail détaillé. Ce dernier doit résumer les principaux indicateurs du projet.

Établissez un calendrier précis

Veuillez indiquer clairement les échéances, les jalons clés ainsi que les dates de livraison des différents livrables. Ces renseignements vous permettent de faire un suivi complet de l’évolution du projet et du respect des délais.

Exemple : The project will follow this schedule : Phase 1 (Design) – 2 weeks, Phase 2 (Development) – 6 weeks, Phase 3 (Testing) – 2 weeks, Final Delivery – Week 10. = Voici le calendrier de réalisation du projet : Étape 1 : Conception pendant 2 semaines, Étape 2 : Développement pendant 6 semaines, Étapes 3 : Tests durant 2 semaines et Livraison finale.

Définissez les principales ressources

Les équipes responsables du développement du projet sont indiquées ici. Il en va de même pour les moyens financiers et matériels nécessaires.

Exemple : The client will provide access to the necessary data and API documentation, while the contractor will be responsible for designing, developing, and testing the portal. = Il appartient au client de fournir l’accès aux données et à la documentation de l’API. Les techniciens en charge de la conception, du développement et des tests du portail sont.

Fixez des critères de succès

Comment son nom l’indique, le critère de succès ou indicateur de performance permet de mesurer l’efficacité du travail réalisé.

Exemple : Within the first three months after launch, a user satisfaction score of 90% indicates the effectiveness of the project carried out. However, the error rate should not exceed 1%. = Au cours des trois premiers mois suivant le lancement, un score de satisfaction des utilisateurs de 90 % indique l’efficacité du projet mené. Cependant, le taux d’erreur ne doit pas dépasser 1 %.

Clarifiez les modalités financières

Les modalités de paiement, les coûts et le calendrier des versements doivent être clarifiés dans le SOW. Cela évite les désaccords financiers en cours de projet.

Exemple : The total project cost is $40,000, with payments made in three installments: 30% upon project initiation, 50% after development, and 20% after final delivery. = Le coût du projet s’élève à 40 000$. Les paiements sont réalisés en trois tranches : 30 % au démarrage, 50 % après la conception et 20 % à la livraison.

Prévoyez un processus de gestion des changements

Un projet peut évoluer dans le temps. Pensez à anticiper et à établir des stratégies adéquates pour les éventuelles modifications.

Exemple : Every potential change should be the subject of a mutual agreement between the two parties. It must be presented in the form of a formal request. = Toute modification éventuelle doit faire l’objet d’un accord mutuel entre les deux parties. Elle doit être présentée sous forme d’une requête formelle.

Anticipez les risques et hypothèses

Enfin, pensez à prévoir les risques pouvant affecter le projet. Idem pour les hypothèses sur lesquelles celui-ci repose. Cela aide à mieux gérer les imprévus.

Exemple : The project assumes that the client’s data will be available by the start of development. For example : Risk could include data transfer delays and more… = Le projet part du principe que les données du client seront disponibles au début du développement. Le risque peut inclure des retards dans la transmission des données…