Comment rédiger une lettre de démission en anglais ?

Header (En-tête)

L’en-tête d’une lettre de démission en anglais joue un rôle fondamental en établissant le cadre formel du document. Il doit inclure vos informations de contact complètes : votre nom, votre adresse postale, votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone. Ces informations permettent à votre employeur de vous identifier rapidement et de vous contacter si nécessaire après votre départ.

Ensuite, l’en-tête doit inclure les informations de contact de votre employeur, généralement le nom de votre supérieur direct ou du responsable des ressources humaines. Il doit être suivi du nom de l’entreprise et de son adresse complète. En incluant ces détails, vous formalisez la communication et vous vous assurez que la lettre est attribuée à la bonne personne au sein de l’organisation.

L’ajout de la date d’envoi de la lettre est également crucial. Elle indique précisément quand vous avez soumis votre démission. Cela aide à déterminer la période de préavis et à planifier votre départ de manière appropriée. Un en-tête correctement formaté montre votre professionnalisme. Il contribue à laisser une bonne impression même lors de votre départ.

En fin de compte, un en-tête bien structuré permet de clarifier la provenance et la destination de la lettre de démission. Cela renforce son caractère formel et professionnel.

Exemple :

John Smith
123 Main Street
City, State, ZIP Code
john.smith@email.com
Date: August 26, 2024

Mr. Robert Johnson
XYZ Corporation
456 Business Road
City, State, ZIP Code

John Smith
123 Rue Principale
Ville, État, Code Postal
john.smith@email.com
Date : 26 août 2024

M. Robert Johnson
XYZ Corporation
456 Rue des Affaires
Ville, État, Code Postal

Opening Salutation (Salutation d’ouverture)

Il s’agit d’un élément clé pour établir le ton de votre lettre de démission. En commençant par une salutation formelle, vous montrez du respect envers votre employeur. Vous indiquez que la lettre est un document professionnel. Si vous connaissez le nom de la personne à qui la lettre est adressée, comme votre supérieur direct ou le DRH, il est recommandé d’utiliser son nom dans la salutation. Cela personnalise la lettre et montre que vous avez pris le soin de l’adresser à la bonne personne.

Lorsque vous utilisez le nom du destinataire, veillez à inclure le titre approprié (Mr., Mrs., Ms., Dr., etc.). Celui-ci doit être suivi de son nom de famille. Par exemple, si vous adressez la lettre à Robert Johnson, vous écrirez : « Dear Mr. Johnson, ». Cette approche formelle est courante dans les correspondances professionnelles en anglais.

Dans les cas où vous ne connaissez pas le nom du destinataire ou si la lettre est destinée à un service général comme les ressources humaines, vous pouvez employer une salutation plus générique. Exemple : Dear Sir/Madam. Bien que moins personnalisé, cela reste une salutation anglaise respectueuse. Elle est acceptable dans un discours professionnel.

Exemple :

• Dear Mr. Johnson, = Cher M. Johnson,
• Dear Sir/Madam, = Madame, Monsieur,

Statement of resignation (Déclaration de démission)

La déclaration de démission est la partie la plus cruciale de votre lettre. Elle doit être rédigée de manière claire et concise pour éviter toute ambiguïté. Cette section consiste à informer officiellement votre employeur de votre intention de quitter votre poste.

Mentionnez la date de fin de contrat

Il est important de préciser la date exacte à laquelle votre démission prendra effet. Celle-ci voit généralement correspondre au préavis requis par votre contrat de travail. Cette précision permet à votre employeur de planifier la transition, de gérer le remplacement éventuel et d’organiser la passation de vos responsabilités.

Usage d’un langage simple et direct

Lorsque vous annoncez votre démission, utilisez un langage simple et direct. La déclaration doit être suivie de la mention de votre dernier jour de travail. La période de préavis peut varier selon votre contrat ou les politiques de l’entreprise.

Assurez-vous d’inclure la date précise

L’inclusion de la date de fin de votre emploi dans cette déclaration est capital. Cela garantit que toutes les parties comprennent quand votre départ sera effectif, Cela aide à éviter toute confusion. Par exemple, l’expression suivante est une façon courante de formuler cette information en anglais : « effective two weeks from today, on [Last Working Day] ». = « à compter de deux semaines à partir d’aujourd’hui, soit le [dernier jour de travail] ».
Ceci étant dit, voici un exemple d’une déclaration de démission en anglais

Exemples :

I am writing to formally resign from my position as [Your Job Title] at XYZ Corporation, effective two weeks from today, on [Last Working Day]. = Je vous écris pour démissionner officiellement de mon poste de [Votre Titre de Poste] chez XYZ Corporation, à compter de deux semaines à partir d’aujourd’hui, soit le [Date de votre dernier jour de travail].

Please accept this letter as my formal resignation from the position of Software Engineer at ABC Tech, effective as of October 15, 2024. = Veuillez accepter cette lettre comme ma démission officielle du poste d’ingénieur logiciel chez ABC Tech, à compter du 15 octobre 2024.

Reason for leaving / Main body (motif de départ / corps de la lettre)

Le fait de mentionner la raison de votre départ dans une lettre de démission permet de clarifier vos motivations et de laisser une impression positive. C’est également une étape incontournable sur le plan diplomatique. Évitez de critiquer votre employeur, vos collègues ou l’entreprise, même si vos raisons de partir sont liées à des insatisfactions. Concentrez-vous plutôt sur les aspects positifs de votre décision, comme une nouvelle opportunité de carrière, un changement de secteur, ou des raisons personnelles qui vous amènent à prendre une autre direction.

Prenons un exemple de cas concret : Si vous quittez votre poste pour une autre opportunité qui correspond davantage à vos aspirations professionnelles, vous pouvez formuler cette raison de manière positive. Il est également possible de mentionner des raisons plus personnelles sans entrer dans les détails : déménagement, changement de priorités, etc.

Notez que vous pouvez tout à fait omettre cette section si vous préférez garder la raison de votre départ confidentielle. Effectivement, plusieurs lettres de démission se limitent à la déclaration et aux informations de base sans entrer dans les détails.

Exemples :

• After careful consideration, I have decided to pursue a new opportunity that aligns better with my career goals. = Après mûre réflexion, j’ai décidé de saisir une nouvelle opportunité qui correspond mieux à mes objectifs de carrière.
• Due to personal reasons, I have decided to resign from my position and focus on my family’s needs at this time. = Pour des raisons personnelles, j’ai décidé de démissionner de mon poste et de me concentrer sur les besoins de ma famille en ce moment.

Gratitude (Remerciements)

La section des remerciements dans une lettre de démission est indispensable pour terminer votre correspondance sur une note positive. L’expression de votre gratitude pour les opportunités, les expériences et le soutien que vous avez reçus au sein de l’entreprise montre que vous appréciez les contributions de vos collègues et de votre employeur à votre développement professionnel. Cela aide également à renforcer l’idée que vous quittez votre poste en bons termes. Ce qui peut être crucial pour maintenir de bonnes relations professionnelles à l’avenir.

Mise en avant des côtés positifs

Les remerciements en anglais peuvent se concentrer sur divers aspects de votre expérience au sein de l’entreprise. Vous pouvez mentionner des projets spécifiques sur lesquels vous avez travaillé ou des compétences que vous avez développées. Vous pouvez aussi parler des relations professionnelles positives que vous avez nouées. Même si votre expérience n’a pas été parfaite, il est préférable de mettre en avant les aspects positifs. Cela laisse une impression durable et respectueuse.

Reconnaissance du soutien et des conseils reçus

Cette section est également l’occasion de montrer votre reconnaissance pour le soutien et les conseils que vous avez reçus de la part de vos supérieurs, mentors, et collègues. En soulignant ces aspects, vous démontrez que vous valorisez votre temps passé au sein de l’entreprise. Cela peut être bénéfique pour vos futures références professionnelles.

Exemples :

• I would like to express my sincere appreciation for the opportunities and experiences I have gained while working here. I am grateful for the support and guidance I received during my time with the company. = Je tiens à exprimer ma sincère gratitude pour les opportunités et les expériences que j’ai acquises en travaillant ici. Je suis reconnaissant pour le soutien et les conseils que j’ai reçus pendant mon temps au sein de l’entreprise.
• Working with such a talented and supportive team has been an enriching experience, and I will always value the professional growth I achieved at [Company Name]. = Le fait de collaborer avec une équipe aussi talentueuse et solidaire a été une expérience enrichissante.

Handover of service (Offre d’assistance pour la transition ou passation de service)

L’offre d’assistance est une manière proactive de montrer votre professionnalisme et votre engagement envers l’entreprise même au moment de votre départ. Elle démontre que vous avez à cœur le bon fonctionnement de l’équipe et que vous souhaitez faciliter le changement pour votre employeur et vos collègues. Cela peut inclure plusieurs aspects, tels que la formation de votre remplaçant, la finalisation de projets en cours ou la documentation des processus et des tâches.

Renforcer les relations professionnelles

Cette section est une occasion de consolider les bonnes relations. Vous vous rendez disponible pour soutenir la transition de vos responsabilités. Une transition en douceur permet à l’entreprise de continuer à fonctionner efficacement après votre départ. Cela peut également contribuer à préserver une relation professionnelle positive avec votre employeur. Par ailleurs, cette étape peut également être un atout pour vos futures références. Elle montre que vous êtes une personne consciencieuse et collaborative.

Précision dans la proposition d’aide

Lorsque vous proposez cette aide, veuillez préciser de quelle manière vous pouvez aider. Par exemple, vous pouvez indiquer si vous pouvez former un nouveau collègue, préparer des documents de transfert ou effectuer des tâches critiques avant votre départ. Sachez qu’il est également utile de faire preuve de souplesse et d’ouverture aux besoins spécifiques de l’entreprise. En bref, cette approche démontre que vous vous souciez de l’impact de votre départ et que vous êtes prêt à collaborer pour une transition efficace et ordonnée.

Exemple :

I am willing to assist with the transition process in any way I can to ensure a smooth handover of my responsibilities. Whether it involves training my replacement, completing current projects, or providing documentation on ongoing tasks, please let me know how I can help during this period. = Je suis prêt à aider dans le processus de transition de toutes les manières possibles pour assurer une passation en douceur de mes responsabilités. Que cela implique de former mon remplaçant, de terminer les projets en cours, ou de fournir une documentation sur les tâches en cours, veuillez me faire savoir comment je peux contribuer pendant cette période.

Closing (Clôture de la lettre de démission)

Comme son nom l’indique, la clôture de votre lettre de démission sert à conclure de manière professionnelle et respectueuse. Elle marque la fin de la lettre et laisse une dernière impression sur votre employeur. Il est important de terminer sur une note positive. Exprimez des remerciements ou des vœux de succès pour l’avenir de l’entreprise. Une formule de clôture formelle ajoute une touche finale professionnelle. Elle assure que la lettre est bien reçue.

Formulation d’une clôture polie

Pour clôturer votre lettre, commencez par une phrase de remerciement ou de vœux. Cela montre votre reconnaissance pour les opportunités et les expériences que vous avez eues. Prenons un exemple : « Thank you once again for everything. I wish the company continued success in the future. » =
Encore une fois, je tiens à vous adresser mes sincères remerciements. Je souhaite à l’entreprise un succès continu dans l’avenir.

Cette phrase exprime votre gratitude et vos souhaits sincères pour l’avenir de l’entreprise.

Utilisation d’une formule de clôture formelle

Après votre phrase de clôture, utilisez une expression formelle pour terminer la lettre. Des formules courantes incluent « Sincerely, » « Best regards, » ou « Yours faithfully ». Elles sont suivies de votre nom. Celles-ci permettent de confirmer le ton professionnel de votre lettre. Ces termes ajoutent une touche finale appropriée.

Exemple :

Thank you once again for everything. I wish the company continued success in the future.

Sincerely,

John Smith

(Je vous remercie encore une fois pour tout. Je souhaite à l’entreprise un succès continu dans l’avenir.

Cordialement,

John Smith)

Exemple de lettre de démission en anglais avec sa traduction en français

English :

John Smith
123 Main Street
City, State, ZIP Code
john.smith@email.com
Date: August 26, 2024

Mr. Robert Johnson
XYZ Corporation
456 Business Road
City, State, ZIP Code

Dear Mr. Johnson,

I am writing to formally announce my resignation from the position of Marketing Manager at XYZ Corporation, effective two weeks from today, on September 9, 2024.

After careful consideration, I have decided to accept a new position that better aligns with my long-term career objectives. I wish to extend my deepest gratitude for the opportunities I have had while working at XYZ Corporation. The experiences I have gained and the support I have received have been invaluable to my professional growth.

I am committed to ensuring a smooth transition and am prepared to assist in any way necessary to facilitate the handover of my responsibilities. Please let me know how I can be of help during this period.

Thank you once again for the support and opportunities provided to me during my tenure. I extend my best wishes for the continued success of XYZ Corporation.

Yours sincerely,
John Smith

Français :

John Smith
123 Rue Principale
Ville, État, Code Postal
john.smith@email.com
Date : 26 août 2024

M. Robert Johnson
XYZ Corporation
456 Rue des Affaires
Ville, État, Code Postal

Cher M. Johnson,

Je vous écris pour annoncer officiellement ma démission du poste de Responsable Marketing chez XYZ Corporation, avec effet dans deux semaines, soit le 9 septembre 2024.

Après mûre réflexion, j’ai décidé d’accepter un nouveau poste qui correspond mieux à mes objectifs de carrière sur le long terme. Je souhaite exprimer ma plus profonde gratitude pour les opportunités que j’ai eues en travaillant chez XYZ Corporation. Les expériences acquises et le soutien reçu ont été inestimables pour mon développement professionnel.

Je suis déterminé à assurer une transition fluide et je suis prêt à aider de toutes les manières nécessaires pour faciliter la passation de mes responsabilités. Veuillez me faire savoir comment je peux contribuer pendant cette période.

Je vous remercie encore une fois pour le soutien et les opportunités qui m’ont été offerts durant mon mandat. Je souhaite le meilleur pour le succès continu de XYZ Corporation.

Veuillez agréer, Monsieur Johnson, l’expression de mes salutations distinguées,
John Smith