Les emails formels en anglais : les erreurs à éviter

La rédaction d’un email formel en anglais peut sembler simple. Toutefois, il existe des pièges qui peuvent facilement nuire à la qualité de votre communication. Une petite erreur peut rapidement donner une mauvaise impression ou réduire l’efficacité de votre message. Qu’il s’agisse de la formulation, du ton utilisé ou encore de l’absence de politesse, certaines fautes courantes peuvent être évitées avec un peu d’attention. Ce guide vous présente en détail les principales erreurs à éviter pour garantir que votre email soit à la fois professionnel, courtois et efficace.

Oublier l’objet de l’email

L’objet d’un email est la première chose que le destinataire voit. Cest ce qui lui permet de comprendre rapidement de quoi il s’agit. Le fait d’oublier d’ajouter un objet ou d’opter pour un objet trop vague peut rendre votre email moins prioritaire. Vous risquez même de le faire passer inaperçu. Un objet clair et concis permet au lecteur de situer l’importance du message et de le classer rapidement dans ses priorités. Il doit refléter le contenu de l’email sans être trop long ni trop général.

Exemple d’erreur :

Objet : Request = Demande

Cet objet est trop vague. Il n’indique pas précisément la nature de la demande.

Phrase correcte :

Object : Request for meeting to discuss upcoming project = Demande de réunion pour discuter du projet à venir

Cet objet est clair et précise l’objet de la demande ainsi que le sujet de la réunion.

Utiliser un ton trop familier

Dans le cadre d’un email formel, il est fondamental d’adopter un ton professionnel et respectueux. L’usage des expressions informelles comme « Hey » ou « What’s up? » peut sembler trop détendu. Cela peut même être perçu comme un manque de respect, surtout si vous ne connaissez pas bien le destinataire. Pour maintenir un ton formel, privilégiez des formules de politesse appropriées en anglais dès le début de votre email, comme « Dear Mr./Ms. ». Évitez les contractions et les expressions trop familières.

Exemple d’erreur :

Hey John, I hope you’re doing great! = Salut John, j’espère que tu vas bien !

Cette salutation est trop décontractée. Elle manque de formalité pour un contexte professionnel.

Phrase correcte :

Dear Mr. Smith, I hope this message finds you well. = Cher Monsieur Smith, j’espère que vous allez bien.

Cette salutation est plus formelle et respectueuse du cadre professionnel.

Faire des fautes de grammaire ou d’orthographe

Les fautes de grammaire ou d’orthographe dans un email formel peuvent diminuer votre crédibilité. Elles font faire paraître votre message moins sérieux. Elles peuvent également rendre la lecture difficile pour le destinataire, surtout si l’email est mal structuré ou comporte des erreurs fréquentes.

Il est donc recommandé de relire attentivement votre message avant de l’envoyer. Nous vous conseillons d’utiliser des outils de correction pour éviter ce type d’erreurs.

Exemple d’erreur :

I would apreciate your quick responce. = Je vous serais reconnaissant(e) pour une réponse rapide.

Cette phrase contient deux fautes d’orthographe : « apreciate » au lieu de la formulation correcte « appreciate », « responce » au lieu de « response ». Cela risque notamment de donner une mauvaise impression.

Phrase correcte :

I would appreciate your prompt response. = Je vous serais reconnaissant(e) pour une réponse rapide.

Cette version est correcte et témoigne d’une attention portée aux détails.

Être trop direct ou impoli

Même dans un email formel, il est important de rester courtois. Cette s’applique même lorsque vous devez formuler une demande urgente ou exprimer un désaccord. Un ton trop direct ou autoritaire peut être mal perçu. Cela peut nuire à la relation professionnelle. Utilisez des formules de politesse comme « Could you please… » ou « I would appreciate it if… » pour adoucir le ton de vos demandes. Elles aident également à maintenir un échange respectueux.

Exemple d’erreur :

I need this report by tomorrow. = J’ai besoin de ce rapport d’ici demain.

Cette phrase est trop directe. Elle peut sembler impolie.

Phrase correcte :

Could you please provide the report by tomorrow? I would greatly appreciate it. = Pourriez-vous s’il vous plaît fournir le rapport d’ici demain ? Je vous en serais très reconnaissant(e).

Cette phrase est plus polie et respectueuse, tout en exprimant la même demande.

Ne pas inclure de salutation ou de formule de clôture

Un email formel doit toujours débuter par une salutation anglaise adaptée. Elle doit se terminer par une formule de clôture polie. Le fait de négliger ces éléments peut rendre votre email impersonnel et abrupt. Cela peut donner l’impression que vous manquez de courtoisie. Une bonne salutation et une conclusion respectueuse montrent que vous respectez le destinataire. Vous prenez le temps de structurer votre communication.

Exemple d’erreur :

Please find attached the report. = Veuillez trouver ci-joint le rapport.

Cette phrase ne comporte ni salutation ni conclusion. Elle semble impersonnelle.

Formule correcte :

Dear Mr. Johnson,
Please find attached the report you requested.
Best regards,
Emily Thompson

Monsieur Johnson,
Veuillez trouver ci-joint le rapport que vous avez demandé.
Cordialement,
Emily Thompson

Cette version est bien plus polie. Elle respecte les conventions d’un email formel.

Être trop long ou confus

Un email formel doit être clair et concis. Trop de détails inutiles peuvent alourdir le message et noyer l’information principale. Ils rendent la lecture difficile et le message moins impactant. Il est donc important de bien structurer vos idées. Allez droit au but et ne divaguez pas. Si nécessaire, organisez vos informations en paragraphes pour faciliter la lecture.

Exemple d’erreur :

I am writing to follow up on the meeting last week, during which we discussed a variety of topics, including… = Je vous écris à la suite de la réunion de la semaine dernière, au cours de laquelle nous avons discuté de divers sujets, notamment…

Cette phrase est longue. Elle ne va pas directement droit au but.

Phrase correcte :

I am writing to follow up on the key points discussed during last week’s meeting. = Je vous écris pour faire suite aux points clés discutés lors de la réunion de la semaine dernière.

Cette version est plus concise. Elle se concentre sur ce qui est essentiel.

Ne pas inclure les pièces jointes prédéfinies

Il est facile d’oublier d’ajouter les pièces jointes à un email, surtout lorsqu’on est pressé. Toutefois, le fait de les mentionner et ne pas les joindre peut créer des frustrations chez le destinataire. Cet incident vous oblige à renvoyer un email de correction. Avant d’envoyer votre message, vérifiez toujours que toutes les pièces jointes sont bien présentes.

Exemple d’erreur :

Please find attached the document. = Veuillez trouver ci-joint le document. (sans pièce jointe)

Cela crée de la confusion et nécessite un nouvel envoi pour rectifier l’erreur.

Phrase correcte :

Please find attached the document as discussed.= Veuillez trouver ci-joint le document tel que discuté.

Assurez-vous que le document est effectivement joint avant d’envoyer votre email.

Ne pas remercier le destinataire : un geste simple aux grands effets

Le remerciement à la fin de votre email peut sembler un petit détail. En revanche, c’est une marque de politesse qui a un impact considérable. Cela montre que vous appréciez le temps qu’il consacre à lire et à répondre à votre message. Cela prouve également que vous valorisez la relation professionnelle.

Le fait d’oublier le remerciement peut donner l’impression que vous êtes indifférent ou que vous prenez les choses pour acquises. Cela peut avoir un impact négatif sur l’image que vous projetez. Même dans les échanges rapides ou lorsqu’une réponse est attendue, un remerciement sincère et concis en anglais renforce l’impression de courtoisie et de professionnalisme.

Exemple d’erreur :

I hope to hear from you soon. = J’espère avoir de vos nouvelles bientôt.

Cette phrase est que correcte. Par contre, elle manque de reconnaissance envers le destinataire.

Correct :

Thank you for your time and consideration. I look forward to hearing from you soon. = Merci pour votre temps et votre considération. J’espère avoir de vos nouvelles bientôt.

Cette version exprime votre attente de réponse. Elle démontre également que vous appréciez l’effort du destinataire à vous répondre.

Utiliser la mauvaise clôture de message

La manière dont vous terminez un email formel influence durablement l’impression que vous laissez à votre interlocuteur. Une conclusion trop brusque ou sans politesse peut donner l’impression d’un manque de soin ou de précipitation. Au contraire, une conclusion bien rédigée et respectueuse permet de solidifier la relation professionnelle.

Cela encourage, notamment, une réponse favorable. La conclusion montre votre professionnalisme jusqu’à la fin de l’échange. Il est donc vital d’inclure une formule de clôture courtoise, suivie d’une signature formelle. Cela témoigne du respect que vous portez au destinataire et à la conversation.

Exemple d’erreur :

Let me know what you think. = Dites-moi ce que vous en pensez.

Bien que directe, cette phrase semble trop abrupte pour une communication formelle.

Phrase correcte :

I look forward to your feedback and thank you in advance for your attention to this matter.
Best regards,
Emily Thompson

J’attends vos commentaires avec impatience et vous remercie par avance de l’attention que vous porterez à cette question.
Cordialement,
Emily Thompson

Cette version est plus polie et élaborée. Elle montre un véritable souci de maintenir une relation professionnelle respectueuse tout en étant claire sur vos attentes.