Exemple de lettre de réclamation en anglais

A complaint letter ou une lettre de réclamation en anglais est un courrier formel utilisé pour exprimer son mécontentement à propos d’un service ou d’un produit reçu. Elle sert aussi à signaler une irrégularité ou une erreur. Elle est généralement adressée à une entreprise ou une institution pour demander une résolution, un remboursement, une compensation ou une explication. Ce type de lettre doit être clair, poli et professionnel. Il permet de maximiser les chances d’obtenir une réponse favorable.

Sachez que la lettre est souvent utilisée dans diverses situations telles que la réception d’un produit défectueux, d’un service inadéquat ou non conforme à ce qui a été convenu, des erreurs de facturation ou des frais injustifiés, des délais non respectés…

Dans cette rubrique, nous allons vous guider pas à pas pour rédiger une lettre de réclamation formelle en anglais. Nous allons vous expliquer les différentes sections fondamentales à inclure pour maximiser vos chances de succès. Vous y découvrirez comment structurer efficacement votre demande, tout en restant professionnel et courtois. Nos conseils vous seront utiles pour obtenir une résolution rapide et favorable à votre problème.

En-tête (Heading)

L’en-tête d’une lettre de réclamation contient les informations personnelles de l’expéditeur, comme le nom et l’adresse, ainsi que ceux du destinataire. Ces informations permettent au destinataire d’identifier rapidement l’auteur de la réclamation et d’y répondre de manière adéquate. Il est nécessaire de s’assurer que les coordonnées sont complètes et correctes.

Cela évite tout retard dans la réponse. Il est aussi recommandé de mentionner un numéro de téléphone ou une adresse e-mail pour faciliter la communication en anglais. Si vous écrivez depuis une entreprise, incluez également vos coordonnées professionnelles. Cela inclut notamment votre poste et le nom de votre société.

Exemple :

ENG

Your name (Votre nom)
Your address (Votre adresse)
City, State, ZIP Code (Ville, État, Code postal)
Date (Date)

FR

Votre nom
Votre adresse
Ville, État, Code postal
Date

Salutation (Greeting)

La salutation dans une lettre de réclamation doit être formelle et adaptée au destinataire. Si vous connaissez le nom de la personne en charge, il est préférable de l’indiquer. Dans le cas contraire, une salutation plus générale comme Dear Sir/Madam est acceptable. Une salutation appropriée en anglais établit un ton professionnel et respectueux dès le début de la lettre. De plus, elle peut contribuer à favoriser une communication positive entre vous et le destinataire.

Exemple :

ENG

Dear Sir/Madam (Monsieur/Madame)
To whom it may concern (À qui de droit)

FR

Monsieur/Madame
À qui de droit

NB : Si vous connaissez le nom du destinataire, utilisez-le pour personnaliser la salutation. Par exemple : Dear Mr. Smith.

Introduction (Opening paragraph)

L’introduction de la lettre doit indiquer de manière claire et concise le sujet de la réclamation. Mentionnez le produit ou service concerné ainsi que la date d’achat ou de prestation. Il est important d’être factuel et direct pour que le destinataire puisse rapidement comprendre la nature de la plainte. En outre, n’hésitez pas à exprimer brièvement vos attentes concernant la résolution de ce problème. Cela aidera à orienter la réponse du destinataire et à clarifier vos attentes dès le départ.

Exemple :

ENG

• I am writing to express my dissatisfaction with the product/service I received on [date].
• I purchased a [product] from your store on [date], and I am disappointed with its performance.

FR

• Je vous écris pour exprimer mon mécontentement concernant le produit/service que j’ai reçu le [date].
• J’ai acheté un [produit] dans votre magasin le [date]. Je suis déçu de sa performance.

Corps de la lettre (Body of the letter)

Cette section doit détailler les faits liés à votre réclamation. Expliquez clairement le problème que vous avez rencontré en incluant, si possible, des preuves. Il peut s’agir de numéros de commande ou de photos. Cela permet de rendre votre réclamation plus crédible et d’accélérer le traitement. Il est également utile de mentionner toute communication antérieure que vous avez eue concernant le problème. Cela montre que vous avez déjà tenté de résoudre la situation. Enfin, n’oubliez pas de rester respectueux et professionnel. Évitez les émotions même si vous êtes frustré par la situation.

Exemple :

ENG

• The product I received was damaged upon arrival and does not work as expected. I have attached photos of the damage for your reference.
• Despite the service being advertised as « express, » it took over two weeks for delivery.

FR

• Le produit que j’ai reçu était endommagé à l’arrivée. Il ne fonctionne pas comme prévu. J’ai joint des photos des dommages pour votre information.
• Bien que le service ait été annoncé comme « express », la livraison a pris plus de deux semaines.

Demande de résolution (Request for action)

Cette section indique ce que vous attendez comme solution à votre problème. Il peut s’agir d’un remboursement, d’une réparation ou encore d’une compensation. Soyez précis dans vos attentes. En même temps, restez poli et respectueux pour maximiser vos chances d’obtenir satisfaction. Il est également conseillé d’inclure un délai raisonnable pour obtenir une réponse. Cela démontre que vous attendez une action rapide. Par ailleurs, vous devez mentionner que vous espérez une résolution amicale. Cela favorise un climat positif pour la communication.

Exemple :

ENG :

• I would appreciate it if you could arrange for a full refund/replacement as soon as possible.
• I expect a full explanation for the delay and compensation for the inconvenience caused.

FR :

• Je vous serais reconnaissant si vous pouviez organiser un remboursement complet/remplacement dès que possible.
• J’attends une explication complète du retard ainsi qu’une compensation pour l’inconvénient causé.

Conclusion (Closing)

La conclusion de la lettre doit remercier le destinataire pour l’attention portée à votre réclamation. Elle doit réitérer votre souhait de recevoir une réponse rapide. Une formule de politesse standard en anglais peut être employée pour terminer la lettre de manière respectueuse. Il est également utile de rappeler votre disponibilité pour toute information complémentaire. Cela met en évidence votre ouverture à la communication. Enfin, le fait de conclure sur une note positive peut laisser une impression favorable. Cela augmente les chances d’une réponse constructive.

Exemple :

ENG :

Thank you for your attention to this matter. I look forward to your prompt response.
Yours faithfully, (si vous ne connaissez pas le nom du destinataire)
Yours sincerely, (si vous connaissez le nom du destinataire)

FR :

Je vous remercie de l’attention portée à ce problème. J’attends un prompt retour de votre part.
Veuillez agréer, Monsieur/Madame, l’expression de mes salutations distinguées.

Modèle complet d’une lettre de réclamation en anglais

Pour vous aider à rédiger efficacement votre propre lettre de réclamation en anglais, voici un modèle complet qui intègre tous les éléments mentionnés précédemment. Ce modèle suit la structure standard de la lettre. Il peut être adapté en fonction de votre situation spécifique. N’oubliez pas de remplacer les parties entre crochets par vos informations personnelles et les détails pertinents à votre cas.

Version en anglais

[Your Name]
[Your Address]
[City, State, ZIP Code]
[Email Address]
[Phone Number]

[Date]

Customer Service Department
[Company Name]
[Company Address]
[City, State, ZIP Code]

Subject: Complaint Regarding [Product/Service] Purchased on [Date]

Dear Sir/Madam,

I am writing to express my dissatisfaction with the [product/service] that I purchased from your company on [date]. Unfortunately, the [product/service] has not met my expectations due to [briefly explain the problem]. This is particularly disappointing because [explain how the issue has affected you or your experience].

For example, [provide specific details of the issue, such as damage, malfunction, delay, etc.]. I have attached [any supporting documents, such as receipts, photos, or correspondence] to provide further evidence of the problem.

Given the inconvenience caused, I kindly request [mention your preferred solution, e.g., a full refund, a replacement, or repair of the product]. I would appreciate it if you could resolve this matter as quickly as possible and inform me of the next steps.

Thank you for your attention to this matter.

I look forward to receiving your prompt response and hope for a satisfactory resolution.

Yours faithfully,
[Your Name]

Traduction en français

[Votre nom] [Votre adresse] [Ville, État, Code postal] [Adresse e-mail] [Numéro de téléphone]

[Date]

Service Client[Nom de l’entreprise] [Adresse de l’entreprise] [Ville, État, Code postal]

Objet : Réclamation concernant le [produit/service] acheté le [date]

Madame, Monsieur,

Je vous écris pour exprimer mon mécontentement concernant le [produit/service] que j’ai acheté auprès de votre entreprise le [date]. Malheureusement, cet article [produit/service] n’a pas répondu à mes attentes en raison de [expliquez brièvement le problème]. Cela est particulièrement décevant car [expliquez comment le problème vous a affecté].

Par exemple : [Fournissez des détails spécifiques sur le problème, tels que des dommages, une défaillance, un retard, etc.]. J’ai joint [tout document justificatif, comme des reçus, des photos ou des correspondances] pour fournir des preuves supplémentaires du problème.

Compte tenu des désagréments causés, je vous demande aimablement [mentionnez la solution souhaitée, par exemple, un remboursement complet, un remplacement ou la réparation du produit]. Je vous serais reconnaissant(e) de bien vouloir résoudre ce problème le plus rapidement possible et de m’informer des prochaines étapes.

Je vous remercie de l’attention que vous porterez à ce problème. J’attends avec impatience une réponse rapide. J’espère une résolution satisfaisante.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées,

[Votre nom]