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Les formules de politesse pour vos emails en anglais

Écrire un long message en anglais n’est pas une mince affaire, surtout, si on n’a pas suffisamment bien étudié l’anglais à l’école. Or, il est plus qu’essentiel de savoir manier les règles d’écriture associées dans le domaine professionnel. Et ce d’autant plus si on vise une carrière internationale ou si l’on souhaite s’expatrier dans un pays anglophone.

Les salutations

Dans la langue anglaise, des expressions spécifiques doivent être employées pour les salutations, les introductions et les conclusions d’un message.
Chaque email débute toujours par des formules de politesse de début de message. Ici, le ton à adopter doit être neutre ou formel.

  • Dear Sir/Madam + virgule : C’est une expression formelle à utiliser si vous ne savez pas à qui vous vous adressez. Il s’agit de l’équivalent de « Cher/ Chère Monsieur/ Madame + virgule » en français.
  • Dear Miss/Mrs/Mr + Prénom + Virgule : Cette tournure est très formelle. Cela fonctionne avec un destinataire que vous connaissez et que vous devez respecter.

Exemple : Dear Miss/Mrs/Mr Parker,

  • Dear + Prénom + virgule : Cette expression s’utilise dans le milieu professionnel lorsque vous écrivez à vos collègues.

Exemple : Dear Parker,

  • Hello + virgule : Il s’agit d’une expression passe-partout. Elle s’emploie dans une lettre très formelle et neutre à la fois.

Exemple : Hello,

  • To whom it may concern + virgule : Ceci est utilisé quand les deux destinataires ne se connaissent pas.

Exemple : To whom it may concern,

Quelques tournures familières peuvent également être appliquées dans le cadre d’une correspondance entre proches :

  • Hi + Prénom + virgule : Hi Jane
  • Hey + Prénom + virgule : Hey Donovan
  • Hello + Prénom + virgule : Hello Donovan

Comment débuter un message, comment rédiger une introduction ?

Les phrases d’accroche viennent après les salutations. Cette règle s’applique à toutes les correspondances par courrier électronique, quelle que soit la langue utilisée.

Pour l’anglais en particulier, celles-ci diffèrent selon le contexte rencontré. Dans le cadre d’une demande de renseignements, par exemple, voici les expressions formelles à employer :

  • I hope things are going well with you.
  • I hope this email finds you well.
  • I hope you are doing well.

Les deux formules ci-après sont à employer dans une discussion informelle :

  • Long time no see ! : Utilisez cette expression lorsque vous n’avez pas échangé avec votre ami depuis longtemps.
  • How is it going ? En français, cette question signifie « Comment te portes-tu ? »

Si vous œuvrez dans une entreprise qui commercialise des produits, il peut arriver que votre groupe mène des campagnes pour assurer leur lancement. Dans ce cas, vous pouvez utiliser l’expression suivante pour aborder votre prospect :

  • We are pleased to inform you that + le nom du produit + launch + will take place on + date.

Exemple : We are pleased to inform you that our new shoe models launch will take place on Saturday 23.

Si le message s’adresse à un groupe ou à plusieurs destinataires en même temps, commencez la phrase avec la formule ci-après :

  • Writing on behalf of + le nom de chaque destinataire ou groupe.

Des mots de remerciement doivent être placés au début du message si vous êtes enclin à répondre à un précédent email :

  • Thank you for getting back to me : C’est une phrase est assez informelle mais peut être utilisée dans un contexte formel.
  • Thank you for your contribution
  • Thank you for your interest/ Thank you for contacting our company : Elles s’emploient dans un cadre formel, quand vous répondez à des demandes d’informations ou lorsque vous êtes en conversation avec un client.

Les expressions à employer pour le corps de l’email

À présent, il est temps d’entrer dans le vif du sujet une fois la phrase d’accroche introduite.

Entamez le message avec l’une des expressions suivantes s’il s’agit d’un échange informel :

  • Just checking about + message : Cette formule peu formelle est surtout rencontrée en milieu professionnel. L’employé l’utilise lors de l’envoi d’informations sur un sujet précis à son collègue.
  • I am emailing you to see + message : Cette phrase peut être employé à la fois comme une note informelle et formelle.

Dans le cadre d’une conversation purement B to B, vous disposez des différentes alternatives ci-dessous :

  • I am writing to inform you that + message/ I just wanted to update you on + message : Ceci s’applique dans un cadre professionnel uniquement. Il sert à renseigner le destinataire sur l’avancement d’un projet ou l’étude d’un dossier.
  • I am writing in reference to + message / I am writing to enquire about + message : Ils véhiculent tous deux une connotation très formelle et professionnelle. Ces phrases vous aident à aller droit au but et à ne pas inclure de phrases vides dans votre message.
  • I am writing to apply for the job + message : Comme vous l’avez peut-être remarqué, il s’agit de l’expression à adopter dans un e-mail de candidature.
  • I am delighted to inform you that + message : Vous pouvez employer cette formule pour diffuser une information dans la joie.
  • We regret to inform you that + message : Celui-ci s’utilise lorsque la réponse à un précédent email s’avère défavorable à l’égard du destinataire.

Un message clair et net dans un email en anglais

Il y a une chose qu’il faut retenir des échanges d’emails en anglais : le lecteur ne possède pas beaucoup de temps pour analyser votre message. En ce sens, vous devez toujours rester concis dans votre écriture.

Évitez de tourner autour du pot en utilisant des remplissages.

En étant direct et bref, le lecteur ne rencontrera aucune difficulté à comprendre le sens de votre message et pourra ainsi l’interpréter fidèlement.

Prenez aussi soin de bien agencer et aérer votre message. Cela aidera à faciliter sa lecture.

Le ton adopté au départ doit être respecté. Si vous avez mis beaucoup de formalité à l’entrée en matière, évitez d’inclure des expressions informelles dans la section « développement ».

Si, au contraire, vous avez employé un langage très familier dès le début, il serait incohérent d’utiliser des phrases trop formelles dans le corps de l’email.

Les bons termes pour insérer les diverses attachées

Joindre des pièces jointes est toujours (ou presque) incontournable dans un message électronique. Si en français, on écrit « Vous trouverez ci-joints » ou « Je vous envoie en pièces jointes », en anglais, on applique l’une des formules ci-après :

  • Please find below
  • Please find enclosed/ attached
  • Hereby attached

Des expressions utiles avant d’attaquer les formules de courtoisie

Une fois que les pièces jointes ont été ajoutées, vous pouvez terminer le message avec l’une des expressions suivantes :

  • If you need any further information, feel free to contact me.
  • I look forward to hearing from you soon.
  • We are looking forward to your reply.
  • Kindly/ Please confirm upon receipt : Ici, vous demandez à votre interlocuteur de confirmer par email la réception de votre message.

Les formules de politesse qui précèdent la signature

La littérature anglaise a su nous gâter avec ses nombreux vocabulaires. Pour terminer un message, faites précéder vos messages de courtoisie par l’une des phrases ci-dessous :

  • Thank you for your consideration regarding this matter.
  • Thank you for your availability.
  • Thank you for your quick answer.

Après cela, veuillez démontrer du respect en employant l’une des expressions qui suivent :

  • Best Regards + virgule
  • Yours truly + virgule
  • Yours sincerely + virgule : Ceci s’applique aux destinataires que vous connaissez.
  • Yours faithfully + virgule : Vous pouvez l’utiliser lorsque vous ignorez l’identité de votre interlocuteur.

Habituellement, le message se termine par une signature. Si vous n’en possédez pas une, vous pouvez émettre les éléments ci-après en bas du courriel :

  • Votre nom et prénom ;
  • Vos coordonnées ;
  • Votre code postal.

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