Déjeuner d’affaires avec un anglais : quels sont les us et coutumes à respecter ?

Déjeuner d’affaires avec un invité anglophone : les usages à respecter avant le jour J

Le déjeuner d’affaires est un sujet clé à couvrir en anglais des affaires. Il est tout aussi important qu’une réunion au bureau. Ainsi, il doit être accompagné d’une préparation préalable.

Ne sous-estimez pas cette étape car une petite erreur dans le choix du restaurant, par exemple, peut créer des désaccords ou de la frustration chez les convives.

Prendre note du régime alimentaire des invités

Forcément, vous avez déjà été en contact avec le client ou partenaire anglais avant l’arrivée du jour J. Renseignez-vous donc sur le régime qu’il suit ainsi que sur ses préférences en matière de restauration.

Ces informations sont cruciales pour éviter de se tromper dans la sélection du restaurant. En effet, vous ne pouvez l’emmener dans un endroit qui sert de la viande alors qu’il est végétarien. Cela peut être interprété comme une insulte à son égard.

Si le déjeuner concerne plus d’un participant, prenez-soin de noter les types d’aliments qu’ils mangent et ne mangent pas. Pour se faire, contactez-les un à un ou interrogez-les directement lorsque vous discutez avec eux en face à face :

• Are you on a special diet ? = Suivez-vous un régime particulier ?
• What foods don’t you eat ? = Quels aliments ne mangez-vous pas ?
• What diet are you on ? = Quel régime suivez-vous ?
• Are you allergic to seafood ? Tell me what kinds of foods you eat. = Êtes-vous allergique aux fruits de mer.
• Let me know what kinds of foods you eat. = Faites-moi savoir quels types de nourritures vous conviennent.
• Good morning. I am calling because I am planning on having a business lunch next Friday morning. I would like to know your food preferences if it is not too exaggerated. = Bonjour, je vous appelle car je compte organiser un repas d’affaires vendredi matin prochain. J’aimerais connaître vos préférences alimentaires si possibles.
• What foods do you dislike ? = Quels sont les mets que vous n’aimez pas ? Quels aliments n’appréciez-vous pas ?
• Do you eat all types of meat ? = Mangez-vous tous les types de viande ?
• Do you eat Italian/Chinese food ? = Est-ce que vous mangez Italien/ Chinois ?

Dans le doute, ou si vous n’arrivez pas à avoir de renseignements sur ce sujet, privilégiez un restaurant classique qui pourra satisfaire tous les régimes.

Demander l’avis du client ou partenaire anglophone sur le restaurant choisi

Connaissez-vous un restaurant sympa pour organiser le déjeuner d’affaires ? Veuillez donc en informer vos invités pour avoir leur avis.

Une fois que vous avez les réponses à ces questions, demandez à la personne son opinion sur le type de restaurant qui vous vient à l’esprit. En effet, c’est à vous d’identifier le lieu du déjeuner puisque c’est vous qui en êtes à l’initiative.

I know an Italian restaurant near our office. Does this suit you or do you already have another place in mind ? = Je connais un restaurant Italien près de notre bureau. Cela peut-il vous convenir ou avez-vous déjà une autre adresse en tête ?

In which restaurant are we going to meet ? I know one that has delicious vegetarian options down the street. = Dans quel restaurant allons-nous nous rencontrer dans ce cas ? J’en connais un qui propose de délicieux plats végétariens au bout de la rue.

Do you know a good restaurant ? I suggest the one near the street. What do you think ? = Connaissez-vous un restaurant sympa ? Pour ma part, je suggère celui qui se trouve à deux pas de la rue. Qu’en dites-vous ?

Why don’t we go to the restaurant « Le Carnivore » ? It serves tasty meals at a lower cost. In addition, this is open until 10 p.m. = Pourquoi n’irions-nous pas au restaurant « Le Carnivore » ? Ils servent des plats savoureux à des prix plutôt acceptables. De plus, ils sont ouverts jusqu’à 22h.

Do you want to try this Italian restaurant ? Our team has had a little brunch here before and we really liked the menu. = Aimeriez-vous essayer ce restaurant italien ? Notre équipe a une fois eu un petit brunch ici et le menu nous a vraiment mis l’eau à la bouche.

How about going to the restaurant « Le Carnivore » ? The atmosphere there is rather calm. This will allow us to enjoy a good meal while staying focused on business. = Et si on allait au restaurant « Le Carnivore » ? L’ambiance y est plutôt calme. Cela nous permettra de profiter d’un bon repas tout en restant concentré sur les affaires.

Quels sont les sujets à l’ordre du jour ?

Il est aussi de coutume d’expliquer, à l’avance au client, les points à aborder lors du déjeuner d’affaires. De cette façon, il aura une petite idée de ce à quoi s’attendre ainsi que des sujets et documents à préparer si nécessaire. Les questions de l’invité ci-dessous doivent être répondues :

• Could you tell me what w are going to talk about ? = Pouvez-vous me dire de quoi nous allons parler ?
• What are the topics on the agenda please ? = Quels sont les sujets à l’ordre du jour s’il vous plaît ?
• What are we going to discuss already ? Do I have to prepare some documents ? = De quoi allons-nous discuter déjà ? Dois-je préparer des documents ?
• Are there any files to provide during this lunch ? = Y a-t-il des dossiers à fournir pendant ce déjeuner ?

Le but est d’éviter les mauvaises surprises et les malentendus le jour J. Cependant, veuillez noter qu’un repas d’affaires ne s’apparente pas à une réunion. Il faut donc tout de même penser à limiter le temps consacré aux débats ou aux échanges professionnels.

Par exemple, vous pouvez utiliser l’une des expressions suivantes pour informer le client ou le fournisseur du sujet à aborder.

We will discuss this new partnership project during this business lunch. Rest assured, we are not going to dwell on this for too long. We will also take advantage of the moment. = Nous discuterons de ce nouveau projet de partenariat au cours du déjeuner. En revanche, nous n’allons pas nous attarder là-dessus trop longtemps. R Rassurez-vous. Nous profiterons aussi de l’instant.

Could you bring the contract please ? We will look at this together over lunch. = Pouvez-vous apporter le contrat s’il vous plaît ? Nous allons le revoir ensemble durant le déjeuner.

Let’s host this lunch to briefly see the stats on purchases made this month. = Organisons ce déjeuner pour voir brièvement les statistiques sur les achats réalisés ce mois-ci.

During this lunch, I would like to explain to you all the advantages that you will enjoy by making this investment. = Au cours de ce déjeuner, je tiens à vous expliquer tous les avantages dont vous pouvez profiter en faisant cet investissement.

Les méthodes à appliquer pour mener à bien un « business lunch »

Il existe différentes démarches à suivre pour organiser un repas d’affaires avec l’un de vos clients anglophones. Zoom sur nos conseils dans cette partie.

Soyez ponctuel lors du rendez-vous

Lorsque le grand jour arrive, prenez soin d’arriver à l’heure à l’endroit convenu. La ponctualité est très importante dans le monde des affaires. C’est un signe de respect pour l’autre personne.

Cela montre également que vous êtes un professionnel et que vous accordez de la valeur à la rencontre. Mieux vaut arriver au moins 10 minutes à l’avance. Ceci vous permettra de vous préparer un peu avant l’arrivée de l’interlocuteur anglophone : il faut éteindre le téléphone, corriger la cravate si besoin, arranger la coiffure, etc.

Dans la plupart des cas, les gens arrivent un quart d’heure avant l’heure fixée. Lorsque l’invité arrive, levez-vous, souriez et dites bonjour formellement en anglais: « Good morning Mr Adams, how are you today ».

N’oubliez pas le poignet de main. Les Anglais apprécient ce geste. Adoptez une posture bien droite lorsque vous vous asseyez. Montrez au client que vous êtes heureux de le voir à travers un ton dynamique et un air souriant.

Lancez le « small talk »

Commencez la rencontre par une discussion légère. En anglais, cela s’appelle « small talk ». C’est une conversation qui sert d’ouverture au déjeuner d’affaires. Elle précède le sujet professionnel à traiter. L’objectif est de détendre l’atmosphère et de mettre les interlocuteurs à l’aise. Ceci s’applique à toutes les réunions d’affaires et personnelles.

Dans le cas d’un déjeuner d’affaires, le « small talk » permet de briser la glace et de maintenir la conversation avant l’arrivée du menu et de la commande.

• What a beautiful day we have today! Do not you think ? Yesterday, it was a bit cold. = Quelle belle journée nous avons aujourd’hui ! Ne pensez-vous pas ? Hier, il faisait un peu froid.
• It is a bit warm. You don’t agree with me ? = Il fait un peu chaud. Vous n’êtes pas d’accord ?
• I could have arrived a little earlier but there were a lot of traffic jams on the road. = J’aurais pu arriver un peu plus tôt mais il y avait beaucoup de circulation sur la route.
• Did it take you a long time to get here ? = Est-ce que ça vous a pris beaucoup de temps pour arriver ici ?
• How was the trip ? = Comment s’est passé le trajet ?
• You know Mr. Adams, I was afraid you did not like this place. I am glad to see you appreciate it. = Vous savez Monsieur Adams, j’avais peur que vous n’apprécieriez pas cet endroit. Je suis content de voir que cela vous plaise en fin de compte.
• Have you been here before ? = Êtes-vous déjà venu ici ?
• Did you read the news ? Stormy weather is brewing somewhere. = Avez-vous lu les nouvelles ? Un temps orageux se profile à l’horizon.
• When engaging in small talk, avoid discussing sensitive topics such as religion, politics, skin color, etc. = Lorsque vous vous lancez dans le « small talk », évitez d’aborder des sujets sensibles tels que la religion, la politique, la couleur de la peau, etc.

Montrez à l’invité anglais comment lire le menu

Aidez votre invité à lire et à passer sa commande en anglais.

Lorsque le serveur s’approche et vous cite le menu de jour, dites le plat que vous souhaiteriez prendre et demandez à votre invité ce qu’il veut manger. Profitez également de l’occasion pour interroger le serveur les compositions générales des différents plats. Si le client anglais ne comprend pas ses explications, vous pouvez le réexpliquer en anglais.

S’il s’agit d’un restaurant que vous fréquentez très souvent, vous pouvez lui montrer comment lire le menu et fournir quelques informations sur leurs compositions. Vous pouvez aussi recommander au client la meilleure recette du restaurant. Ici, vous devez donc maîtriser le lexique anglais relatif à la restauration.

Profitez-en également pour interroger le serveur sur les compositions générales des différents plats. Si le client anglais ne comprend pas son explication, vous pouvez l’expliquer à nouveau en anglais.

S’il s’agit d’un restaurant que vous fréquentez souvent, vous pouvez lui montrer comment lire la carte et lui donner quelques informations sur la composition des plats. Vous pouvez aussi recommander la meilleure recette du restaurant au client.

• I recommend this dish. It is just tasty. I have already tasted it. = Je vous conseille ce plat. C’est juste savoureux ! Je l’ai déjà goûté.
• What would you like to eat Mr. Adams ? = Que voudriez-vous prendre Monsieur Adams ?
• I will eat the same dish as you in that case. = Je prendrai la même chose que vous dans ce cas.
• Here is the composition of this recipe Mr. Adams. = Voici la composition de cette recette Monsieur Adams.

Entrez dans le vif du sujet durant le café

Puisque le but est de discuter de l’affaire dans une ambiance assez détendue, alors, sachez identifier le bon moment pour introduire la conversation associée. Il faut le faire de manière naturelle.

Idéalement, prévoyez un café après le dessert. C’est le bon moment pour aborder le sujet sans brusquer l’invité. Précédemment, nous avons mentionné qu’un déjeuner d’affaires n’est pas comme une réunion. En ce sens, les participants se doivent d’être concis et clairs dans leurs propos. N’exposez pas un sujet pendant de longues heures puisque vous vous trouvez hors du bureau.

Veuillez prêter toute votre attention au client lorsqu’il s’exprime. Écoutez-le et notez les points essentiels. Évitez de hausser le ton quand c’est à votre tour de parler. Limitez votre temps de parole pour ne pas monopoliser la discussion.

• Alright, let’s get into the nitty-gritty now. Where are we going to start ? = Bon, entrons dans le vif du sujet à présent. Par où allons-nous commencer ?
• Everything has already been studied at the office so we will try to be quick. = Nous tâcherons de faire vite puisque tout a déjà été étudié au bureau.
• You may speak, Mr. Adams. = Vous pouvez prendre la parole Monsieur Adams.
• This meal was very tasty. Now is the time to discuss our case. = Ce repas était très savoureux. Il est maintenant temps de parler de notre affaire.
• How did you find the dish ? Delicious, isn’t it? After dessert, we will order the coffee and review this month’s shopping report. Do you agree ? = Comment avez-vous trouvé le plat ? Délicieux, n’est-ce pas ? Après le dessert, nous commanderons le café et examinerons le rapport d’achat de ce mois-ci. Qu’en dites-vous ?

Payez l’addition à la caisse du restaurant

Prévenez votre invité lorsque vous irez à la caisse pour régler la note. Encore une fois, nous tenons à rappeler que l’invité ne doit pas payer l’addition.

La discussion doit se terminer sur une note positive quelles que soient les circonstances. La colère doit également être automatiquement contrôlée puisque vous êtes dans un lieu public.

Bref, toutes les règles de bienséance doivent être respectées au cours d’un déjeuner d’affaires. Cela inclut le règlement de la note. Il est de votre rôle de la payer ; pas à l’invité.

En outre, il est plus judicieux de se lever et de payer l’addition / la note directement à la caisse du restaurant dès que vous avez fini. Vous n’avez pas à attendre que le serveur vous remette la facture pour payer.

Cela peut créer une confusion entre vous et votre invité. Ce dernier pourrait, en effet, se poser la question suivante : est-ce à moi de régler l’addition ? Lorsque vous partez un instant pour payer la note, vous pouvez employer l’une des phrases suivantes :

• Excuse me. I am leaving you for a while. I have to pay the bill. = Excusez-moi. Je vous laisse un instant. Je dois régler la note.
• I apologize because I will go to the cashier to pay the bill. = Je vous prie de m’excuser car je vais aller à la caisse pour payer l’addition.
• In my opinion, we have all reviewed. I will settle the bill now. Could you hold on for a while ? I will be back in a few minutes. We leave together. = Nous avons tous revu à mon avis. Je vais régler la facture maintenant. Pouvez-vous patienter un moment ? Je reviens vite. Nous partons ensemble.
• I would ask you to wait a few minutes because I am going to pay the bill. = Je vous demanderais de patienter quelques minutes parce que je vais payer la note.
• Could you excuse me for a moment ? I am going to have to get up to pay our bill. = Pouvez-vous m’excuser une seconde ? Je vais devoir me lever pour régler notre addition.

Si plusieurs participants étaient présents à ce déjeuner d’affaires, alors vous devez vous lever discrètement lorsque vous voulez payer la note. Il n’est pas forcément nécessaire de les prévenir.

Dans tous les cas, le client ne doit jamais payer l’addition même s’il le propose. Il serait également prévenant de votre part de le raccompagner à son taxi ou à sa voiture lorsque vous quittez le restaurant.

N’oubliez pas de lui faire part de vos réflexions sur le déjeuner d’affaires auquel vous venez d’assister. Cela peut aider à montrer que vous appréciez de collaborer avec lui. Il se sentira d’autant plus à l’aise et plus confiant de coopérer avec vous.

• How did you find our business lunch, Mr Adams ? For me, it was very useful and user-friendly. Hope to see you back in the office on Monday. We will conclude the contract. = Comment avez-vous trouvé notre petit tête-à-tête, Monsieur Adams ? En ce qui me concerne, j’avoue que fut très utile et convivial. J’espère vous revoir au bureau lundi pour conclure l’affaire.
• I found our business lunch very pleasant, Mr. John. I hope you agree with me. We need to do it often enough to increase our productivity over a good meal. = J’ai trouvé notre repas d’affaires très sympathique Monsieur John. J’espère que vous partagez mon avis. Nous devons faire cela assez souvent, histoire de booster la productivité autour d’un bon plat.
• In my opinion, this business lunch was very practical. Now I understand better why the company’s turnover has dropped this year. = Ce déjeuner d’affaires a été très pratique selon moi. Maintenant, je comprends mieux pourquoi le chiffre d’affaire du groupe a régressé cette année.
• May this business lunch be the beginning of a long partnership, Mr. Smith ! Do you agree with me ? = Que ce repas d’affaires marque le début d’une longue collaboration Monsieur Smith ! Vous n’est pas d’accord avec moi ?
• Well, I will walk you to your cab, Mr. John. = D’accord, je vais vous raccompagner à votre taxi, Monsieur John.