Licencier un salarié en anglais : comment le lui annoncer ?

Préface : les motifs justifiant le licenciement d’un salarié

L’annonce du licenciement d’une personne nécessite une préparation préalable. Normalement, cela devrait être fait par le dirigeant de l’entreprise en personne, voir le responsable des Relations Humaines pour les entreprises de grande taille.

Cette décision doit être précédée d’entretiens progressifs qui vont conduire à la phase ultime, c’est-à-dire, le licenciement. Comme il s’agit d’un moment très délicat, il faut convoquer en personne le salarié au bureau du directeur avant d’envoyer la lettre de licenciement par email.

Rappelons que le licenciement d’un salarié doit toujours être justifié par un motif valable. Il peut s’agir d’une faute grave ou légère, d’un motif économique et d’un motif autre tel que manquement à ses fonctions …

Faute lourde commise par le salarié :

Cela peut avoir attrait à une violation de la loi ou des clauses mentionnées dans le contrat de travail.

Faute simple :

Elle peut par exemple concerner le non-respect du règlement intérieur de la société, des absences injustifiées, des retards répétés, etc.

Motif économique :

Le renvoi pour motif économique n’est pas directement causé par le salarié concerné. Cela pourrait être dû à une perte engendrée par un projet qui n’a pas fonctionné, par exemple.

Dans ce cas, le manager se doit d’organiser une réunion et d’aviser toute l’équipe de la probabilité de licenciement. Il doit présenter les résultats du projet et les pertes économiques subies par l’entreprise pour justifier le licenciement d’un ou plusieurs salariés.

Après l’envoi de la lettre de renvoi, des documents précisant les motifs du licenciement doivent également être fournis au salarié : bilan financier, statistiques de rentabilité ou d’évolution du marché, comparaison du chiffre d’affaires annuel, etc. Ceux-ci peuvent l’aider à surmonter le choc et à comprendre les raisons de licenciement.

Motif non disciplinaire :

Ici, le manager est obligé de congédier le salarié en raison de son incompétence professionnelle. Prenons quelques exemples :

• Le salarié n’est pas en mesure d’exercer correctement ses fonctions après une période d’essai de trois mois.
• Les résultats n’ont pas été satisfaisants même si l’employeur a respecté toutes les obligations qui lui incombent et qui sont définies dans le contrat de travail.
• Après plusieurs tentatives de reclassement du salarié, le médecin a finalement indiqué qu’il était inapte à exercer sa profession.

Exemples de phrases pour licencier un salarié anglophone

Le salarié doit être interpellé avec une grande délicatesse car la nouvelle risque de le choquer.

La façon dont vous annoncez la résiliation devrait varier en fonction des problèmes en cause.

Si le salarié a commis une faute grave, vous pouvez simplement lui expliquer que l’entreprise est obligée de se passer de ses services à cause de son erreur fatale.

• This is not easy for us to break this news to you. Furthermore, the company will necessarily be penalized after your departure. However, we cannot leave this mistake you made unscathed. After many warnings from us, we have not seen any progress on your part. In this sense, we are obliged to fire you.

(Il n’est pas facile pour nous de vous annoncer cette nouvelle. D’ailleurs, l’entreprise sera probablement pénalisée à cause de votre départ. Néanmoins, nous ne pouvons pas laisser passer cette erreur que vous avez commise. Après de nombreux avertissements de notre part, nous n’avons constaté aucune évolution de votre côté. En ce sens, nous nous trouvons dans l’obligation de vous licencier.)

• The mistake you made was very damaging to the company. Thus, we announce to you with the greatest regret that you are fired.

(L’erreur que vous avez commise a été fatale à l’entreprise. C’est donc avec grand regret que nous vous annonçons votre licenciement.)

• We are obliged to do without your services. The business has suffered huge losses because of your carelessness.

(Nous sommes obligés de nous passer de vos services. La compagnie a subi d’énormes pertes à cause de votre négligence.)

Si le renvoi est lié à une insuffisance professionnelle, dans ce cas, les motifs associés doivent être expliqués en détail au salarié :

• The three-month trial period is now coming to an end. However, we have found that the work you have provided is not qualitative. Moreover, we have noticed that you are having difficulty keeping up with the average daily production. In that case, we can say that your services are no longer needed for the company. We are forced to work without you.

(La période d’essai de trois mois que nous avions convenue au début de la collaboration a expiré. Cependant, nous avons constaté que le travail que vous avez fourni n’est pas qualitatif. En outre, nous avons remarqué que vous avez du mal à assurer la moyenne de la production journalière. On peut donc affirmer dans ce cas, que vos services ne sont plus nécessaires à l’entreprise et que nous devons nous passer de vous.)

• Without a doubt, the doctor has shared with you his latest findings regarding your health. He mentioned that you don’t have the physical / intellectual capacity to do this job. We therefore regret to inform you that you have been fired.

(Vous avez sans doute pris connaissance des derniers avis du médecin concernant votre état de santé actuel. Il a été mentionné que vous n’avez pas l’aptitude physique/mentale requise pour exercer ce métier. Ainsi, nous sommes au regret de vous annoncer que vous êtes licencié.)

En cas de motif indépendant du salarié, le responsable est tenu de fournir les détails qui incitent le groupe à libérer son poste de travail :

• After our meeting this morning, I called you here to give you some bad news. Believe me, the situation bothers me. However, after several interviews and discussions with members of the administration, it turned out that it would be essential for the company to lay off some employees. It is therefore with the greatest regret and sadness that I announce your dismissal.

(Suite à notre réunion de ce matin, je vous ai fait venir ici pour vous annoncer une mauvaise nouvelle. Croyez-moi, la situation m’insupporte. En revanche, après plusieurs réflexions avec des membres de l’administration, il a été convenu qu’il serait indispensable pour l’entreprise de congédier certains salariés. Ainsi, c’est avec le plus grand regret que je vous annonce votre licenciement.)

• As you may have noticed earlier, the company’s turnover has dropped dramatically over the past two years. After this interview, I will provide you with a document explaining this. In the meantime, I must tell you that the team owes you to your post. This is because the company will be making changes to try to resolve the issue. Thus, it was concluded that your services were not useful to us. We are well aware that you have potential. However, we thought it would necessarily be useful for other businesses. We are very sad to announce your dismissal.

(Comme vous l’avez constaté tout à l’heure, le chiffre d’affaires de la société est en chute libre depuis maintenant deux ans. Je vous fournirai un document vous expliquant cela dans un instant. Entre-temps, je me dois de vous dire nous sommes tenus de vous libérer de votre poste.

En effet, l’entreprise mettra en place des changements pour essayer de remonter la pente. Il a été constaté que vos services ne seront plus utiles. Nous sommes bien conscients que vous avez du potentiel. D’autre part, nous pensons que cela sera nécessairement être utile pour les autres sociétés. C’est avec une grande tristesse que nous vous annonçons votre départ.)

Vocabulaire de licenciement en anglais : pour un peu de lexique …

Ce que nous venons de traiter concerne les exemples d’expressions que vous pouvez utiliser pour annoncer le licenciement d’un de vos salariés anglophones. Dans cette partie, nous allons nous concentrer sur la partie « vocabulaire ».

En effet, cette situation implique l’usage de termes spécifiques. Cela peut vous aider à enrichir votre vocabulaire et à mieux argumenter lorsque vous êtes devant votre interlocuteur.

Il convient de noter que ce sont les mots les plus courants que nous avons énumérés ci-dessous.

Modèles de lettre de licenciement

Vous l’aurez compris en lisant notre article, une lettre de licenciement doit toujours être précédée d’un entretien physique entre le patron et le salarié.

Bien entendu, le contenu diffère selon les circonstances rencontrées : la gravité de la faute, les récidives, la situation financière de l’entreprise, les apports du salariée au sein de l’équipe, etc.

Quoi qu’il en soit, cette lettre suit les normes habituelles d’un courrier :

• Les noms et adresses de l’entreprise et du salarié doivent être mentionnés.
• Il faut indiquer la ville et la date d’envoi de la correspondance.

Dans l’objet : mettre par exemple :

« Non-disciplinary dismissal note » = (Notification de licenciement non-disciplinaire)

Au bas de la lettre, un espace où les deux parties (l’employé et son supérieur) peuvent signer doit être réservé. Quant au contenu, vous pouvez par exemple utiliser les arguments suivants pour confirmer licenciement de votre collaborateur. Si ce dernier a assisté à l’entrevue physique, veuillez le mentionner dans la lettre :

• Sir, 
  In accordance with the article (référence de l’article) of the Labor Code, we have summoned you for a preliminary interview in the offices of the Chief Executive Officer. This was your scheduled dismissal on the following date: (mentionner la date).

(Monsieur,
Conformément à l’article (référence de l’article) du Code de Travail, nous vous avons convoqué pour un entretien préalable dans les bureaux du Directeur Général. Cela concernait votre licenciement prévu à la date suivante : (mentionner la date).)

• During this interview, we informed you of our decision to fire you for serious misconduct. As a reminder, here are the charges against you: (facts + dates + explanations).

(Nous vous avons informé lors de cet entretien de notre décision de vous licencier pour faute grave. Pour rappel, voici les charges retenues contre vous : (faits + dates + explications).)

• Thus, it was decided with the members of the administration that it is impossible for us to keep you within the company even temporarily. Indeed, the aforementioned facts represent a serious fault for the company.

(Il a donc été convenu avec les membres de l’administration qu’il nous est impossible de vous maintenir au sein de l’entreprise même pour une durée déterminée. En effet, les faits précités constituent une faute grave pour la compagnie. )

• It has been decided that your dismissal will apply immediately. No compensation or notice of termination will be paid to you.

(Il a été décidé que votre résiliation prendra effet immédiatement et que vous ne recevrez aucune indemnité ni préavis de licenciement.)

Il en va même si le salarié n’était pas présent pendant l’entretien en face à face. Vous devez rappeler qu’il est sollicité par le gérant mais qu’il n’est pas venu.

• As you did not attend the interview, we would like to inform you that you have been dismissed for serious misconduct. Your presence within the company is no longer requested because of the following facts: (facts + dates + explanations).

(Vu que vous ne vous êtes pas présenté à l’entretien, nous vous informons que vous êtes licencié pour faute lourde. Votre présence au sein de l’entreprise n’est plus sollicitée en raison de faits suivants : (faits + dates + explications). )

• As these facts remain intolerable for the company, this decision is made essential. In this sense, we would like to inform you that this dismissal is effective immediately. However, this is not accompanied by notice or severance pay.

(Ceux-ci demeurant intolérables pour l’entreprise, cette décision est devenue une nécessité. En ce sens, nous tenons à vous informer que ce licenciement s’applique immédiatement. Néanmoins, cela n’est accompagné ni d’un préavis ni d’une indemnité de départ.)

Si l’employé reçoit un préavis de licenciement, vous pouvez utiliser l’un des termes suivants comme objet de la lettre :

• « Dismissal with notice for a period of (nombre de mois) months » = Licenciement avec préavis de (nombre de mois) mois »,
• « Termination with notice of the employment contract concluded on » = Résiliation avec préavis du contrat de travail conclu le (date) ».

Dans le corps de la lettre, il vous suffit d’indiquer la durée et la date de début et de fin du préavis.

Sir,
We regret to inform you that your employment contract concluded on (date) has been terminated.

In accordance with the article (référence de l’article) of the Labor Code, you will be given a notice of (nombre de mois) months. It begins on (date complet) and ends on (date complet).

During this period, you are exempt from any work performance.

We kindly ask you to confirm receipt of the original version of the letter in case of personal delivery. Please include your signature and the following sentence: « Received in person at [lieu] on [date] ».

(Monsieur,

Par la présente, nous avons le regret de vous informer que votre contrat de travail conclu le (date) a été résilié.

Conformément à l’article (référence article) du Code du travail, vous disposerez d’un droit de préavis de (nombre de mois) mois. Cela commence le (date complète) et se termine le (date complète).

Durant cette période, vous êtes exonéré de toute prestation de travail.

Nous vous prions de bien vouloir confirmer la réception de la version originale de la lettre en cas de remise en mains propres. Pour ce faire, veuillez apposer votre signature ainsi que la mention suivante : « Reçu en mains propres à [lieu] le [date] ». )

Enfin, quelles que soient les raisons du licenciement, vous pouvez clôturer la lettre avec les formules de politesse qui suivent :

Yours faithfully, / Yours sincerely, / Best Regards

En français, on emploie la phrase suivante : « Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de nos salutations les plus distinguées. »