Quelles formules de politesse en anglais utiliser dans l’attente d’une réponse ?

Lors d’un appel téléphonique professionnel ou d’une visite officielle ou non officielle dans un bureau, il est important de maintenir un ton poli et respectueux pendant les périodes d’attente. En anglais, il existe un bon nombre de formule de politesse à utiliser dans l’attente d’une réponse. Celle-ci permet de montrer du respect à son interlocuteur et de garder un échange professionnel et courtois.

Ces moments, bien que parfois inévitables, peuvent être sources de frustration si mal gérés. Voici donc des formules de politesse en anglais pour bien maîtriser la situation. Ils sont accompagnés d’exemples concrets et de leur traduction en français.

Demander à mettre une personne en attente

Dans un cadre professionnel, il est fréquent que vous deviez mettre votre interlocuteur en attente, que ce soit pour vérifier une information, contacter un collègue ou effectuer une action en arrière-plan. Il est toutefois indispensable de demander la permission avant de le faire. Cela montre que vous respectez le temps de votre interlocuteur et que vous souhaitez éviter tout désagrément.

Exemples :

• Would you mind holding for a moment, please? = Pourriez-vous patienter un instant, s’il vous plaît ?

Cette formule est particulièrement efficace car elle est à la fois courtoise et neutre. L’utilisation de « Would you mind » (est-ce que cela vous dérangerait) est une manière respectueuse de demander un service sans imposer. Cela donne à l’interlocuteur un sentiment de contrôle sur la situation.

• May I place you on hold for a moment? = Puis-je vous mettre en attente un instant ?

L’expression « May I » est une manière très polie de demander la permission. Le fait de préciser que cela ne prendra qu’un instant rassure l’interlocuteur sur la durée de l’attente.

Avant de mettre une personne en attente, assurez-vous que la durée sera aussi courte que possible. Si vous pensez que cela prendra plusieurs minutes, donnez une estimation approximative du temps d’attente.

Par exemple, vous pourriez dire :

• This might take a couple of minutes, would that be alright? = Cela pourrait prendre quelques minutes, cela vous conviendrait-il ?

Cette approche montre que vous tenez compte du temps de l’interlocuteur. Vous lui permettez de se préparer à une attente potentiellement plus longue.

• Could I ask you to hold for a moment, please? = Puis-je vous demander de patienter un instant, s’il vous plaît ?

Cette phrase permet d’introduire une touche de douceur avec « Could I ask ». Cette formule rend la requête plus flexible.

• Just a moment, please, I’ll be right with you. = Un instant, je reviens tout de suite.

Cela informe l’interlocuteur que vous allez revenir rapidement, sans utiliser directement le terme « attente ». Cela rend l’interruption plus naturelle.

• I need to check something for you. May I place you on hold? = Je dois vérifier une chose pour vous. Puis-je vous mettre en attente ? »

Cette phrase permet d’expliquer la raison de l’attente. Elle rend la requête plus compréhensible et acceptable.

Remercier l’interlocuteur pour sa patience

Lorsque vous reprenez la conversation après avoir mis quelqu’un en attente, montrez de la gratitude pour le temps que la personne a consacré à attendre. Cela montre que vous êtes conscient de l’attente et que vous l’appréciez. Celle-ci aide à maintenir une relation professionnelle positive. Ceci est valable même si l’attente a été longue.

Exemples :

• Thank you for holding. I appreciate your patience. = Merci d’avoir patienté. Je vous remercie pour votre patience.

Cette phrase est simple et directe. Toutefois, elle montre une grande considération pour l’interlocuteur. Le fait d’ajouter « I appreciate your patience » souligne que vous êtes reconnaissant.

• I’m sorry for the wait. Thank you for staying on the line. = Je suis désolé pour l’attente. Merci d’être resté en ligne.

Ici, vous vous excusez pour le temps d’attente, en plus de remercier la personne d’avoir été patiente. Cela adoucit l’inconfort potentiel causé par l’attente.

• Thank you for holding. I appreciate your understanding. = Merci d’avoir patienté. Je vous remercie pour votre compréhension.

Cette expression ajoute un autre niveau de politesse avec le terme « understanding » (compréhension).

• I apologize for the delay, and I appreciate your patience. = Je m’excuse pour le délai et je vous remercie pour votre patience.

En ajoutant des excuses pour le délai, vous faites preuve de considération pour le temps de votre interlocuteur, même si l’attente a été courte.

• Thank you for bearing with me. Let’s continue. = Merci d’avoir été patient avec moi. Poursuivons.

Cette phrase est un peu plus décontractée. En revanche, elle montre toujours de la reconnaissance envers l’interlocuteur.

Rassurer l’autre pendant l’attente

Lorsque vous savez que l’attente pourrait être un peu longue ou si l’interlocuteur commence à s’impatienter, il est nécessaire de le rassurer. Cela peut aider à réduire la frustration, surtout si l’attente est due à la recherche d’informations ciblées. Le fait d’informer l’interlocuteur que vous travaillez activement sur sa demande lui donne un sentiment de contrôle et de compréhension de la situation.

Exemples :

• I’m just checking that information for you. It will only take a moment. = Je vérifie cette information pour vous. Cela ne prendra qu’un instant.

Cette phrase montre que vous êtes en train de résoudre la situation et que cela ne prendra pas longtemps. L’utilisation de « just » et « only » aide à minimiser l’impression que l’attente sera longue.

• I will be back with you shortly. Thank you for your patience. = Je reviens vers vous dans un instant. Merci pour votre patience.

Cela montre que vous êtes conscient de la situation. En même temps, vous rassurez l’interlocuteur sur le fait que vous faites de votre mieux pour revenir rapidement.

Il est préférable de donner des indications réalistes sur la durée de l’attente plutôt que de laisser l’interlocuteur attendre indéfiniment. Si vous savez que cela prendra plusieurs minutes, vous pourriez dire :

• This might take a few minutes. Would you prefer that I call you back once I have the information? = Cela pourrait prendre quelques minutes. Préférez-vous que je vous rappelle une fois que j’aurai les informations ?

Avec cette formule, vous donnez à l’interlocuteur la possibilité de choisir de ne pas attendre inutilement.

• I’m currently looking into that for you. Please hold for just a moment. = Je suis en train de vérifier cela pour vous. Patientez juste un instant.

Le verbe « looking into » permet de préciser que vous êtes en train de résoudre un problème. Il démontre que la tâche est en cours.

• I understand this is taking some time, but I’m almost there. Thanks for holding. = Je comprends que cela prenne du temps, mais j’y suis presque. Merci de patienter.
• I’m checking that for you right now. It should just take a minute. = Je vérifie cela pour vous en ce moment même. Cela ne devrait prendre qu’une minute.

Ces phrases permettent d’anticiper une impatience. Elles reconnaissent le temps d’attente et rassure la personne que vous approchez de la solution.

Confirmer la reprise de la conversation

Une fois que vous avez terminé la tâche qui nécessitait de mettre l’appel en attente, il est important de confirmer la reprise de la discussion de manière claire et professionnelle. Cela permet de mettre fin à la période d’attente de manière polie et de faire savoir à l’autre personne que vous êtes prêt à discuter à nouveau.

Exemples :

• Thank you for your patience. I now have the information you requested. = Merci pour votre patience. J’ai maintenant les informations que vous avez demandées.

Cette phrase montre que l’attente a été utile pour obtenir ce que la personne voulait et que vous pouvez maintenant poursuivre la conversation.

• I apologize for the delay, we can now continue. = Je m’excuse pour le délai. Nous pouvons maintenant continuer.

Le fait de s’excuser pour le retard avant de passer à autre chose montre que vous êtes conscient du temps passé et que vous souhaitez reprendre sur une note positive.

Voici d’autres extraits de phrases utiles :

• Thank you for your patience. I have verified the information and we can proceed. = Merci pour votre patience. J’ai vérifié les informations et nous pouvons continuer.
• Thank you for holding. I have the information you were asking for. = Merci d’avoir patienté. J’ai l’information que vous demandiez.

La dernière phrase permet de lier l’attente au résultat attendu. Elle montre que l’attente a servi à obtenir une information précise.

• Thanks for waiting. Let’s move on to the next step. = Merci d’avoir attendu. Passons à l’étape suivante.

Cette tournure permet de relancer directement l’action. Elle peut être pratique dans des contextes de suivi ou de résolution de problème.

• I appreciate your patience. We’re all set to proceed. = Je vous remercie pour votre patience. Nous sommes prêts à continuer.

Cette phrase combine remerciements et confirmation de reprise de l’échange. L’action se déroule de manière fluide et professionnelle.

S’excuser en cas d’attente prolongée

Excusez-vous systématiquement lorsque l’attente a été plus longue que prévu. Cela permet de maintenir une atmosphère respectueuse et de minimiser l’impact négatif d’une longue attente. Si celle-ci dépasse trois minutes, un simple « Thank you for holding » ne suffira peut-être pas. Il faudra reconnaître l’inconvénient avec une phrase telle que :

Exemples :

• I apologize for the extended wait. Thank you for your patience. = Je m’excuse pour l’attente prolongée. Merci pour votre patience.

Cette expression montre que vous comprenez l’importance du temps de votre interlocuteur et que vous ne prenez pas cela à la légère.

• I apologize for the extended wait. Let’s continue where we left off. = Je m’excuse pour l’attente prolongée. Reprenons là où nous en étions.

Vos excuses pour l’attente prolongée montrent que vous êtes conscient du désagrément. Vous prenez des mesures pour rétablir un bon échange. Pensez à ajouter une explication de la raison du retard afin que l’interlocuteur comprenne ce qui s’est passé.

Par exemple :

• I’m sorry for the long wait. I had to verify the details with another department. = Je suis désolé pour cette longue attente. J’ai dû vérifier les détails avec un autre service.

Cela aide à apaiser toute frustration et montre que l’attente n’est pas causée par négligence.

• I apologize for the long hold. I appreciate your understanding. = Je m’excuse pour cette longue attente. Je vous remercie pour votre compréhension.

L’utilisation du mot « understanding » indique que vous comprenez que l’attente a pu être pénible et que vous en êtes reconnaissant.

• I’m terribly sorry for the extended wait. Thank you for being so patient. = Je suis vraiment désolé pour cette attente prolongée. Merci d’avoir été si patient.

Cette phrase permet d’ajouter un ton plus empathique à l’expression « terribly sorry ». Elle met en évidence votre compréhension du malaise causé par l’attente.

• Please accept my apologies for keeping you on hold for so long. I really appreciate your patience. = Veuillez accepter mes excuses pour vous avoir fait patienter aussi longtemps. J’apprécie vraiment votre patience.

Cette phrase met l’accent sur des excuses sincères et un grand remerciement en anglais. Elle souligne votre appréciation pour le temps accordé.

Avec ces différentes formules de politesse, vous serez en mesure de gérer les temps d’attente au travail de manière efficace et respectueuse. La politesse et la considération envers votre interlocuteur sont des éléments fondamentaux pour entretenir des relations professionnelles de qualité, même lors de situations d’attente.