Quelles astuces pour gérer un mauvais payeur en anglais ?

Inclure un délai de paiement et le versement d’un acompte dans les conditions générales de vente

Des précautions, en amont de la transaction, doivent être prises pour éviter ce genre de problème. Tout doit être mentionné sur les conditions générales de vente qui seront jointes au contrat ou la facture. Vous devez fixer un délai de paiement bien précis : entre 30 à 45 jours par exemple. C’est, en effet, la norme classique.

Cela ne doit pas dépasser 60 jours par contre. Au-delà de ce délai, vous devez définir d’un commun accord les pénalités pouvant en découler. Il existe en France un taux légal pour les pénalités, ce taux de référence doit aussi exister pour les pays anglophones.

Ci-dessous, nous vous donnons deux exemples d’expressions en anglais que vous pouvez utiliser pour définir les conditions de paiement :

For this year, the payment of the « Subscription Program » is made by means of a monthly debit, in the amount of… €. Payment must be settled on the first of the month. In this sense, the debtor undertakes to provide his original RIB as well as a direct debit authorization. Note that the first payment in the amount of … € has already been made by the following payment method : Paypal.

(Pour cette année, le règlement du « Programme d’Abonnement » s’effectue par prélèvement bancaire, d’un montant de … €. Le paiement doit être effectué le premier du mois. En ce sens, il appartient au débiteur de fournir son RIB ainsi qu’une autorisation de prélèvement. Il est à souligner que le premier service d’abonnement de ce mois a déjà été payé par le moyen de paiement suivant : Paypal. Il s’agit d’un montant de… €.)

The invoice must be paid within … days. In the event of late payment of … days, the debtor is required to pay a penalty amounting to 10% of the total amount noted.

(La facture doit être payée dans les … jours. En cas de retard de paiement de … jours, le débiteur devra s’acquitter d’une pénalité de 10 % en sus du montant total constaté.)

Il est également d’usage de demander le versement d’un acompte après la signature du contrat, c’est-à-dire avant le début de la collaboration. Le montant couvre généralement 30 à 45% du montant total.

En versant cet acompte, votre client démontre qu’il sera enclin à payer le reste de la somme une fois le projet terminé. Sinon, il faut rester vigilant car celui-ci peut décider de refuser le règlement de la facture à la fin du partenariat. Le paiement d’un acompte prouve ainsi la bonne foi de l’acheteur.

Envoyer un email de relance dès que la date limite de paiement est écoulée

Vous pouvez lancer les procédures de relance une fois le délai de paiement dépassé. Pour commencer, écrivez un e-mail ou un message à votre client sur un ton formel et courtois.

Au début du message, dites bonjour, introduisez une courte phrase polie et allez droit au but en expliquant l’objet de votre message.

Voici un exemple de message que vous pouvez rédiger :

Good morning Mr. Smith,

We hope you are well. If we come-back to you today, it is to remind you of the payment of this month’s bill. Indeed, the payment deadline has already been exceeded and we have not yet heard from you.

If this payment has already been settled, please send us a confirmation email accompanied by the associated slip and ignore this message. Otherwise, we ask you to proceed to payment as soon as possible.

Voici la signification de ce message en français :

Bonjour Mr. Smith,

Nous espérons que vous vous portez bien. Si nous revenons vers vous aujourd’hui, c’est pour vous rappeler le paiement de la facture de ce mois. En effet, le délai de paiement a déjà été dépassé et nous n’avons pas encore reçu des nouvelles de votre part.

Si ce dit « paiement » a déjà été réglé, merci de nous envoyer un email de confirmation accompagné du bordereau associé et ne pas tenir compte de ce message. Dans le cas contraire, nous vous prions de bien vouloir procéder au paiement dans les plus brefs délais.

Une fois que c’est fait, terminez le message avec une formule de politesse comme celle-ci qui suit :

While waiting for a return from you, we would like you to accept our respectful greetings.

Yours sincerely,

(Dans l’attente de vous relire, nous vous prions de bien vouloir, agréer nos salutations les plus distinguées.

Cordialement,)

Aborder le client directement par téléphone

Si le client n’a pas répondu au courrier que vous venez de rédiger, contactez-le directement par téléphone. De cette façon, vous pouvez obtenir une explication et une réponse rapide de sa part.

Avant de commencer l’appel, soyez prêt, en anticipant les réponses aux questions que l’autre personne peut poser. Préparez un argument solide pour faire valoir votre droit, à savoir le paiement de ce qui vous est dû.

Si la personne qui répond n’est pas votre client direct, c’est-à-dire, que c’est le standardiste ou la secrétaire qui répond, demandez à discuter avec votre client et présentez-vous. Une fois cela fait, vous pouvez lui expliquer la raison de l’appel et insister sur le côté urgent si besoin.

Good morning,

Am I speaking to Factor Corporation (le nom de la société)? Could I talk to Mr. Smith please? I am Mrs Joyce from the Coca Cola Campany (le nom du créancier et de son entreprise).

Tell him I would like to chat with him about paying the bill for this month. It was delayed and we would like to know the reasons. It’s pretty urgent. Could he receive me right now ?

(Bonjour,
Est-ce que je m’adresse bien à Factor Corporation ? Puis-je parler à Monsieur Smith s’il vous plaît ? Je suis Madame Joyce du groupe Coca Cola.

Dis-lui que je souhaite m’entretenir avec lui pour discuter du paiement de la facture de ce mois-ci. Cela a pris du retard et nous aimerions en connaître les raisons s’il vous plaît. C’est assez urgent. Peut-il me recevoir maintenant ?)

Si la personne au bout du fil vous connaît déjà, vous pouvez demander à avoir une conversation directe avec le client.

Good morning,

Could I speak to Mr. Smith please ? This is about the payment of the invoice for (le nom de la facture), which we send on (date d’envoi de la facture). We remind you that the payment has not yet been sent. In that sense, we would like to talk to him now if possible.

(Bonjour,

Puis-je parler à Monsieur Smith s’il vous plaît ? Cela concerne le règlement de la facture portant sur…, datée du … Nous tenons à rappeler que le paiement n’a pas encore été envoyé. Dans ce cas de figure, nous aimerions nous entretenir avec lui maintenant si c’est possible.)

Il convient de noter qu’en anglais, le créancier s’appelle « debt collector » et le débiteur « debtor ».

Ci-après, nous vous indiquons les codes téléphoniques de quelques pays anglophones. Cela peut servir lorsque vous contactez le débiteur anglais. Vous pouvez choisir l’indicatif en fonction de son lieu de résidence actuel :

• +1 : États-Unis
• +44 : Angleterre
• +27 : Afrique du Sud
• +1 : Canada
• +64 : Nouvelle Zélande
• +61 : Australie
• +353 : Irlande
• +356 : Malte

Le dernier recours : introduire une lettre de mise en demeure

C’est la dernière étape à franchir avant de porter l’affaire devant la justice. Vous pouvez déposer une lettre de mise en demeure si aucune solution n’a été trouvée après l’entretien téléphonique avec le client.

Cela peut être fait une semaine après l’appel. Il s’agit d’une lettre recommandée à envoyer par e-mail ou par courrier. Le créancier doit stipuler que la facture concernée n’a pas toujours été payée et qu’il impose un ultimatum de quelques jours (généralement 8 jours) pour que tout soit payé.

Pour imposer une lettre de mise en demeure, il vaut mieux travailler avec une agence de recouvrement. Cette dernière désigne une entité juridique dont la mission est de prendre en charge toutes les démarches administratives.

Lors de l’envoi de la lettre, il faut inclure le RIB du créancier, une copie des livrables, une copie de la facture et un bon de commande.

Voici un exemple de phrase que vous pouvez utiliser pour introduire votre mise en demeure en anglais :

We are coming back to you because we have noticed that our previous attempts have not yielded any favorable results. Indeed, the sum of … on the grounds of … has not yet been paid.

This situation obliges us to submit your formal notice so that you can pay the amount within () days of sending this letter. You have until () to make the payment. At the end of this date, I feel obligated to take the matter to court.

(Monsieur,

Cette situation nous contraint de soumettre votre mise en demeure afin que vous puissiez payer le montant dans les (nombre de jours) jours suivant l’envoi de cette lettre. Vous avez jusqu’au (date) pour effectuer le paiement. À l’issue de cette date, je me trouve dans l’obligation d’intenter une action en justice pour faire valoir mes droits. )

À la fin du message, vous pouvez clôturer en exhortant le client à tout régler à l’amiable.

I invite you to think carefully about this resolution in order to avoid any legal action. It would be better to settle the matter amicably and reach a mutual agreement. Compensation must be paid for balances and interest incurred. To be honest, I would to llike you to know that this is my last resort before going to the appropriate courts.

(Je vous invite à étudier cette résolution afin d’éviter toute poursuite judiciaire. Le mieux serait de régler la question à l’amiable et de parvenir à un accord mutuel. Une compensation doit être faite pour les soldes et intérêts encourus. À vrai dire, il s’agit de mon dernier recours avant d’aller devant les tribunaux compétents. )