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Business English : nos conseils pour rédiger un email d’absence en anglais

Dans cet article, nous allons aborder un sujet important dans le milieu professionnel, à savoir la rédaction d’un email en cas d’absence.

Les concepts que vous apprendrez ici vous aideront à renforcer vos compétences en anglais des affaires :

À un moment donné, vous pouvez être amené à vous absenter du bureau. Cela peut être lié à diverses raisons : partir en vacances, préparer des documents administratifs, aller chercher son enfant à l’école car il est souffrant, devoir quitter son poste plutôt pour un rendez-vous médical important suite à une grève des transports … etc.

Pendant que vous êtes hors du bureau, inévitablement, un de vos collègues ou client peut avoir besoin de vous contacter par e-mail. Afin de ne pas les laisser sans réponse, il serait judicieux d’inclure un message d’absence automatique. Cela peut sembler facile à réaliser en Français. Ce n’est pas toujours le cas avec l’anglais si vous ne le maîtrisez pas couramment.

Pour vous aider, nous allons vous donner quelques exemples d’expressions en anglais à utiliser pour avertir vos collègues, vos clients et vos contacts de votre absence. Vous pouvez ensuite les paramétrer en réponse automatique à activer uniquement en cas d’absence. Ce message sera factuel et identique pour toutes les personnes qui vous adresseraient un email alors que vous êtes absent.

Il est important de bien penser à activer ce message automatique lors de vos absences et de la désactiver à votre retour. En effet, avec les emails, les interlocuteurs s’attendent à avoir une réponse rapide. Un tel message atteste de votre professionnalisme. Ce type de message fait souvent partie du processus interne d’une société que tout salarié doit suivre.

Commencez votre message par le « greeting » et le « thanking »

Le message d'absence doit débuter par une salutation et un mot de remerciement.

Commencez le message par la salutation formelle habituelle et une note de remerciement.

Le message doit toujours débuter par une salutation et une phrase d’introduction. Les échanges se faisant dans un cadre professionnel, veillez à toujours utiliser un ton formel.

S’il s’agit d’un supérieur hiérarchique, vous pouvez le saluer en mentionnant sa position dans l’entreprise :

  • Good morning Mr CEO = Bonjour Monsieur le PDG
  • Good morning Sir/Madam = Bonjour monsieur/madame
  • Good morning Mr Director = Bonjour Monsieur le directeur

Si c’est un collègue de travail ou un client, la salutation variera en fonction de vos us et coutumes au bureau et de la proximité que vous aurez développée.

  • Good morning = Bonjour
  • Good morning Sir/Madam = Bonjour monsieur/madame
  • Good morning/Hello John = Bonjour John
  • Good morning Mr James = Bonjour Monsieur James

Une fois cela fait, remerciez l’autre personne pour le message qu’elle vous a écrit. Ensuite, demandez-lui comment il se porte. En effet, vous devez toujours vous montrer courtois même si la personne n’est pas en face de vous et que vous n’êtes pas au bureau.

  • Thank you so much to contact me. I did not check my emails yesterday. I just read your post. Hope everything is going well in the office. Otherwise, how are you ? = Je vous remercie de m’avoir contacté. Je n’ai pas vérifié mes e-mails hier. Je viens tout juste de lire votre message. Avant d’entrer dans le vif du sujet, j’aimerais savoir comment vous vous portez.
  • Thank you for the email you sent me. I just got it now. How is the project progressing in the office ? Everything is fine ? = Merci pour le courriel que vous m’avez envoyé. Je viens de le recevoir à l’instant. Comment ça se passe au bureau ? Tout va bien ?
  • Thank you for your e-mail Mr. Director. I hope you are well. = Merci pour votre e-mail Monsieur le Directeur. J’espère que vous allez bien.
  • Thanks for letting me know John. = Merci de m’avoir prévenu John.
  • Thank you for this message Mr. James. = Je vous remercie pour ce message Monsieur James.
  • I have received your message Mrs. Leslie. Thank you. = J’ai bien reçu votre message Madame Leslie et je vous en remercie.
  • I acknowledge receipt of your message. I want to express my sincere thanks to you for that. How are you Madam ? = J’accuse réception de votre message et je tiens à vous en remercier. Comment allez-vous madame ?

Corps du message : indiquez votre absence et expliquez les raisons à votre interlocuteur

Après les phrases introductives, nous vous conseillons d’aller droit au but en indiquant directement votre absence, le motif de celle-ci, la durée et la date de votre retour.

En effet, contrairement à une conversation téléphonique ou à un entretien physique, un message écrit doit toujours être concis et facile à lire.

Bien entendu, un message trop complexe peut prêter votre destinataire à confusion. Il pourrait mal l’interpréter ou ne pas le comprendre du tout. En outre, il peut l’esquiver sans difficulté si c’est trop long alors qu’il a un emploi du temps surchargé.

  • I would like to inform you that I am out of the office at the moment. Indeed, I took a week off for reasons which are personal to me. I will be back from the office on (date complète). =

Je voudrais vous informer que je ne suis pas au bureau pour le moment. En effet, j’ai pris une semaine de congé pour des raisons personnelles. Je serai de retour au bureau le (date complète).

  • I would be out of the office from … to … I will return to work on (date complète). I will get back to you on my return then. =

À vrai dire, je serai absent du bureau à partir du (date complète). Je ne reprends pas le travail avant le (date complète). Je vous recontacterai à mon retour.

  • Please note that I will not be in the office from … to … This will give me limited access to my mailbox. So, I suggest you review the file on my return. Would that be okay with you ? =

Veuillez noter que je ne serai pas au bureau du … au … Cela me donnera un accès limité à ma boîte mail. En ce sens, je vous propose de revoir le dossier à mon retour ?

  • I am on holiday John. I am not allowed to log in here regularly. However, you can always write to me in an emergency. If needed, I could always be reached. My leave ends on (date complète) and I will return to work on (date complète). =

Je suis en vacances John. Je ne suis pas autorisé à me connecter ici souvent, mais vous pouvez toujours m’écrire en cas d’urgence. Je reste également joignable si besoin. Mon congé se termine le (date complète) et je retournerai au travail le (date complète).

  • Sorry Mrs. Leslie, but I am not in the office right now. How about chatting on Skype tomorrow afternoon ? =

Je m’excuse Madame Leslie mais je ne suis pas au bureau en ce moment. Et, si vous nous parliez sur Skype demain après-midi ?

  • I am sick John. I went to the doctor today but he gave me no more days off. So I will be there tomorrow. We will talk about it again. =

Je suis malade John. Je suis allé chez le médecin aujourd’hui mais il ne m’a donné aucun jour de repos. Je serai donc là demain. Nous en reparlerons.

  • I would like to apologize to you Leslie. I forgot to inform you that I took a day off today. I am out of the office right now. =

Je tiens à m’excuser auprès de vous Leslie. J’ai oublié de vous informer que j’ai pris un jour de congé aujourd’hui. Je suis hors du bureau à l’heure actuelle.

  • Adams, I would like to inform you that I will not have access to my email today because I am not working. So, is it possible to meet early tomorrow ? =

Adams, je ne travaille pas aujourd’hui donc je n’aurai pas accès à mon email. Ainsi, est-il possible de discuter ensemble demain à la première heure ?

  • You have arrived in my mailbox. However, I am currently unavailable. From… to… to be precise. I’ll call you back when I get back to the office. =

Vous êtes bien sur ma boîte mail. Toutefois, je suis actuellement indisponible ; du … au … pour être exact. Je vous rappellerai à mon retour du bureau.

  • I would like to inform you of my absence from the office during this period : from … to … I cannot access this e-mail address during this time. In this sense, I suggest you to re-study this document on my return. =

Je souhaite vous signaler mon absence du bureau pendant cette période : du … au … Je ne peux pas accéder à cette adresse e-mail pendant ce temps. En ce sens, je propose de réétudier ce document à mon retour.

  • I am currently on vacation Mrs. Leslie. I will write to you when I get home from work. =

Je suis actuellement en vacances Madame Leslie. Je vous écrirai à mon retour du boulot.

  • I am on the road, Mr. Adams. I will reread my emails in the afternoon. =

Je suis en déplacement Monsieur Adams. Je relirai mes mails dans l’après-midi.

  • I was due to leave today and will read your message tomorrow morning. Please excuse me. =

J’ai dû m’absenter ce jour et prendrais connaissance de votre message dès demain matin. Je vous prie de m’en excuser.

  • I will be absent from … to… I will not be able to answer you until my return because there is no internet connection where I am. =

Je serais absent du … au …. N’ayant pas de connexion professionnelle de l’endroit où je suis, je ne pourrais vous répondre qu’à mon retour.

Rediriger le client ou la personne vers un collègue compétent pour gérer les urgences en votre absence

Quelles phrases utiliser pour rediriger la personne vers un de vos collègues ?

Si la personne ne peut pas attendre votre retour pour résoudre un problème urgent, mettez-la en contact avec l’un de vos collègues du bureau.

Si le message concerne un problème ou un projet nécessitant une intervention urgente, le mieux est de rediriger votre interlocuteur vers l’un de vos collègues. Assurez-vous simplement que celui-ci est autorisé à prendre la situation en main.

En effet, vous ne pouvez pas, par exemple, demander à un comptable de s’occuper du service après-vente. Contactez plutôt le responsable de la relation client si vous êtes le responsable de ce service.

Please contact Mr. Smith if you require assistance while I am away. He is the sales manager of the company. He will guide you and give you some advice on how to use the product. Here are his professional contacts … =

Si vous avez besoin d’être assisté pendant mon absence, merci de contacter Monsieur. Smith, le Directeur Commercial de l’entreprise. Il vous encadrera et vous donnera quelques conseils sur l’utilisation du produit. Voici ses coordonnées …

I suggest you call or write to my colleague if you have any difficulties. His name is Stanley Smith. He is in charge of the purchasing department. He might very well receive you. Here is his professional email address. Please write to him. He always responds instantly. =

Si vous rencontrez une quelconque difficulté, je vous suggère d’appeler ou d’écrire à mon collègue. Il s’appelle Stanley Smith. Il s’occupe du service achats mais il peut tout à fait vous recevoir. Voici son adresse e-mail professionnelle… Veuillez lui écrire. Il répond toujours instantanément.

Please contact Stanley at this address if there is an urgent request : contact@société.com. = En cas de requête urgente, merci de vous adresser à Stanley via cette adresse : contact@société.com.

Mr. Tom will be your account manager while I am on leave. Talk to him if there are any problems. You can contact him at this address … = Pendant toute la durée de mon congé, Monsieur Tom sera votre gestionnaire de compte. Adressez-vous à lui si jamais il y a des problèmes. Vous pouvez le contacter via cette adresse unique …

Please contact the after-sales service manager if there are any emergencies. = Veuillez contacter le responsable du service après-vente en cas d’urgence.

Please let our manager know if you need immediate assistance. Here is his contact … = Si vous avez besoin d’une assistance immédiate, veuillez en informer notre responsable. Voici son contact …

Please email Mrs. Leslie as there is nothing I can do from here. She will offer to help solve the problem while I wait for my return. = Veuillez envoyer un e-mail à Mme Leslie car je ne peux rien faire d’où je suis. Elle proposera son aide pour résoudre le problème en attendant mon retour.

You can contact me with this number in case of emergency. I cannot log into my mailbox when I am not working. Nonetheless, Mr. Smith is there to help you in case I am not reachable. Do you already have his contact ? Anyway, I suggest writing him to this address … He regularly checks his inbox when he is at work. =

Vous pouvez me contacter via ce numéro quand il y a une urgence. Je ne peux pas me connecter à ma messagerie lorsque je ne travaille pas. Néanmoins, Monsieur Smith est là pour vous aider au cas où je ne serais pas joignable. Avez-vous déjà son contact ? Quoi qu’il en soit, je suggère de l’écrire à cette adresse … Il consulte régulièrement sa boîte de réception lorsqu’il est au travail.

Please John, could you send Alex a message ? I cannot act from here. I did not bring my laptop. = S’il vous plaît John, pouvez-vous envoyer un e-mail à Alex ? Je ne peux pas intervenir d’ici. Je n’ai pas apporté mon ordinateur portable.

I am on the road but you can message John if you cannot wait for me to come back. = Je suis sur la route mais vous pouvez envoyer un message à John si vous ne pouvez pas attendre que je revienne.

I would be away from the office of … at … I will read your email when I get back and respond to it. If your request is urgent, you can contact my colleague in my absence at … or by email … = Je serais absent du bureau du …. au …. Je prendrais connaissance de votre email à mon retour et y répondrai. Si votre demande est urgente, vous pouvez contacter en mon absence ….. au … ou par email …

Rédiger un email d’absence en anglais : comment terminer le message ?

Enfin, comme pour tout e-mail ou lettre professionnelle, le message doit se clore par l’une des formules de politesse ci-après :

  • Kind Regards = Cordialement
  • Yours respectfully = Salutations distinguées
  • See you soon = On se voit bientôt
  • Sincerely = Sincèrement
  • Talk to you soon = On se parle bientôt
  • Thank you. Goodbye. = Merci. À bientôt.
  • Yours respectfully = Respectueusement vôtre

Un autre aspect qui doit également être pris en compte est la ligne d’objet de l’e-mail. Nous ne cesserons de souligner qu’il est important d’être concis lors de la rédaction d’un message électronique. Ceci est aussi valable pour son objet.

Utilisez deux ou trois termes qui résument le contexte du message. Le destinataire devrait immédiatement connaître votre réponse à son message simplement en lisant la ligne d’objet. Par exemple, vous pouvez simplement indiquer votre absence pour cause de maladie ou autre :

  • I am on leave = Je suis en congé
  • Absence for health reasons = Absence pour raisons de santé
  • I take a few days of vacation = Je prends quelques jours de vacances
  • Out of office for private reasons = Absence du bureau pour des raisons personnelles

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