Les mails de relance en anglais : Fiche vocabulaire

Système de relance par email : les points à retenir

Un message de relance doit être direct et concis. Il n’est nullement nécessaire d’écrire un long texte qui risque d’induire le destinataire en erreur.
D’emblée, il faut interpeller ce dernier sur le problème à résoudre. Vous devez susciter son intérêt tout en gardant un ton léger et neutre. Ici, vous devez obligatoirement utiliser des expressions formelles. Le langage familier doit être évité pour ajouter plus de profondeur à vos arguments.

Par ailleurs, il est plus conseillé de personnaliser le message. Bien sûr, il existe plusieurs logiciels dédiés à la rédaction d’e-mails de suivi. Toutefois, il serait plus pratique que le destinataire sente que vous vous adressez spécifiquement à lui et non à d’autres personnes.
Pour ce faire, veuillez bien mentionner son nom, ses coordonnées ainsi que l’objet réel du suivi dans le message principal ou sur l’enveloppe contenant la lettre.

Relance en anglais : les coordonnées

La structure d’un message de relance est assez simple. C’est le sujet traité qui différencie parfois les formules à mettre en introduction. En haut de la lettre, vous devez inclure la date du jour, le nom de votre entreprise, le code postal, le contact téléphonique, l’adresse e-mail, la ville et le pays associé.

Exemple :

October, 22, 2021
Apple
1 Infinite Loop, Cupertino
CA 95014
Phone number
Email Address
City
United States

L’objet d’un e-mail de relance

Après avoir renseigné vos coordonnées, vous devez mentionner celles de votre destinataire. Après cela, vous pouvez accéder directement au message d’accueil. En effet, une lettre de relance en anglais ne requiert pas forcément la mention du sujet. S’il s’agit d’un message électronique, cependant, il vous sera impossible sauter cette étape.

En ce sens, vous pouvez mettre comme objet :

Reminder on the payment of invoices relating to technicians’ interventions for this October. Rappel sur le paiement des factures dédiées aux interventions des techniciens pour ce mois d’octobre.

L’objet du message

Après avoir défini l’objet, vous pouvez émettre la salutation et aborder directement le point essentiel à rappeler. Habituellement, vous vous adresserez à toute une société. Dans ce cas de figure, le mode à employer sera au pluriel :

Dear Sirs + virgule. Chers Messieurs,

À présent, vous pouvez passer, sans attendre, au traitement du corps de la lettre.

Voici deux exemples intéressants :

• We are surprised to note that you have not given us any feedback following our letter of (date) relating to the invoice’s settlement bearing the number… We kindly ask you to proceed to payment upon receipt of this letter in order to regularize your situation.
• We note that your account still has a debit balance of (amount) €, corresponding to (invoice’s name) invoice bearing the number (invoice’s number), in payment for the month of…, which despite several reminders from us, remains unpaid to this day.

Ce sont deux exemples d’e-mails de relance pour les factures impayées. En termes simples et en français, elles signifient :

« Nous sommes surpris de constater que vous ne nous avez fait aucun retour suite à notre courrier daté du (date exacte). Ceci relatait notamment le règlement de la facture portant le numéro (n° de la facture). Nous vous prions de bien vouloir effectuer le paiement après avoir reçu cet e-mail. Cela permet, en effet, de régulariser votre situation. »

L’appel à l’action

C’est une étape incontournable dans une lettre de suivi. Certes, cette dernière doit impérativement contenir un « Call to Action ». Vous devez inciter le destinataire à agir après qu’il ait reçu votre message. Cela varie en fonction du problème rencontré.

Pour un rappel de paiement, par exemple, vous pouvez utiliser l’une des expressions ci-dessous :

1. To close this dispute, we kindly ask you to pay the remaining balance by credit card on our website (URL), by transfer, money order or check payable to (order) + address, within …
2. In addition, we would be very grateful if you now meet the agreed payment terms and conditions.

Néanmoins, il vous suffit d’émettre un lien d’inscription s’il s’agit d’une invitation à participer à un forum ou à un webinaire. Le récipiendaire n’aura qu’à cliquer dessus pour s’inscrire et assister à la conférence.

Dans le cas d’une réunion, il vous convient de mentionner l’heure, la date et le nombre de participants qui seront présents.

Comment terminer l’email de relance en anglais ?

Comme pour tous les échanges électroniques, un e-mail de suivi doit se terminer par une formule de politesse personnalisée. Cette dernière doit être fidèle au corps du message évoqué précédemment.

1. Please, could you give this account your immediate attention ? Auriez-vous l’amabilité d’accorder une attention particulière à ce problème ?
2. We look forward to hearing from you soon. Nous espérons, vivement, recevoir un feedback de votre part le plutôt possible.
3. In the event that your payment reaches us before receipt of our letter, we recommend that you disregard this e-mail.
4. We would appreciate a quick payment on receipt of this letter. If you have already done so, there is no need to heed this letter.

Traduction : Si le paiement a été effectué avant réception de cet email, nous vous serions grés de ne pas tenir compte de ce rappel.

Les salutations pour la fin

Les formules de salutation anglaise ne changent pas quel que soit le type de lettre à rédiger :

• Best Regards,
• Yours faithfully,
• Respectfully yours,
• Cordially,
• Yours sincerely,